Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по форме Т-60

Когда работник уходит в предусмотренный законом отпуск, он получает соответствующие выплаты. Чтобы подтвердить факт того, что отпуск действительно был предоставлен, а также привести сумму выплат, применяется единая форма Т-60. О том, как ее заполнить, бланк документа и готовый пример – все это можно найти ниже.

 Бланк формы Т-60 (word)

 Образец заполнения записки-расчет о предоставлении отпуска (word)

Назначение

По законодательству каждый сотрудник может воспользоваться:

• оплаченным отпуском, который в большинстве случаев составляет 28 календарных дней;
• неоплаченным отпуском – т.е. без содержания, за свой счет, в соответствии с договоренностью с администрацией.

В первом случае всегда полагается начисление соответствующих выплат, которые и учитываются в форме. Таким образом, документ выполняет сразу 2 задачи:

1. Фиксирует собственно факт отпуска на определенное количество дней.
2. Фиксирует сумму отпускных, полагающихся в качестве компенсации на это количество дней.

Понятие оплаченного отпуска: что в него входит

При этом важно понимать, что оплаченный отпуск – это не только стандартные 28 календарных дней, но и дополнительные дни, которые предоставляются в ряде случаев:

1. Педагогические работники, как правило, получают его в двойном размере – т.е. 56 календарных дней (в некоторых случаях 42 дня).
2. Для работников, которые занимаются опасным трудом (а также вредным) на производствах, в регионах Крайнего Севера. Они получают к стандартному ровно одну дополнительную оплаченную неделю отдыха.
3. Существует несколько профессий, по которым также полагаются дополнительные оплаченные дни. Перечень профессий, количество дней сильно отличаются в каждом конкретном случае. Например, медицинский персонал получают еще 3 дня, если их суммарный стаж работы по специальности составляет 3 года и более. А работники, которые работают в республике Чечня по командировке, получают еще 2 дня за каждый месяц. Например, если они отработали 10 полных месяцев, то их он увеличится на 20 дней.
4. Наконец, если у сотрудника ненормированный рабочий день, что отражено в соответствующих документах, он получает дополнительно 3 дня для отдыха.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Любая компания имеет право на предоставление дополнительных дней отдыха любому сотруднику (с оплатой этих дней по среднему заработку). Соответствующие положения отражаются в коллективном, индивидуальном трудовом договоре, а также во внутренних документах организации.

Кто обязан оформлять

Форма Т-60 обязательна к заполнению всеми организациями, вне зависимости от характера их деятельности:

• ИП;
• небольшие фирмы;
• мелкие и крупные компании;
• общественные объединения;
• религиозные организации.

Однако все бюджетные учреждения не ведут такую отчетность – т.е. во всех муниципальных и государственных структурах эти формы не заполняются.

Бланк и образец формы

Т-60, официально утверждена и является единым вне зависимости от типа организации, которая его выдает. Пустой бланк, который действует на сегодняшний день, а также готовый пример заполнения, на который можно ориентироваться как на образец, представлены ниже.

Инструкция по заполнению

Документ состоит из двух сторон:

1. На лицевой приводится основная информация. Эти сведения вносятся сотрудником отдела кадров или бухгалтером (если функция возложена именно на него). Источник информации – приказ, в котором утверждено предоставление отпуска в соответствии с графиком.
2. Оборотная сторона – здесь приводятся суммы компенсации. Сведения рассчитывает и вписывает бухгалтер.

Особенности заполнения документа следующие:

1. Период работы – здесь нужно указать общий срок работы в течение года. При этом всегда ставится 1 календарный год, даже если это время фактически не отработано сотрудником в полном объеме. С этой точки зрения работник, который трудился с января по май, а ушел в июне, и работник, который трудился с января по ноябрь, а уйдет в отпуск в декабре, имеют совершенно одинаковый срок работы – целый год. Если он оформляется в связи с беременностью или уходом за ребенком, эту строку нужно оставить незаполненной.
2. В графе 3 приводится суммарная выплата зарплаты за каждый месяц расчетного года. При этом расчеты всегда ведутся по фактической зарплате. Если, к примеру, в одном месяце сотруднику выдали премию, а в другом удержали часть зарплаты в качестве меры взыскания, записываются фактические показатели. Расчеты при этом приводить необязательно. Получается, что в самой графе следует указать именно суммарную зарплату. А если есть необходимость расписать данные по каждому месяцу (в случае разного уровня дохода), лучше сделать отметки после таблице, где для этого отведено специальное место.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в расчете заработной платы постоянно задействуется так называемый корректировочный коэффициент, об этом факте составляют бухгалтерскую справку. Единой, разработанной формы для нее не существует, поэтому каждый бухгалтер составляет ее по своему усмотрению.

3. В графе 4 приводятся данные по расчету отпускных денег. Следует учесть, что среднее количество календарных дней в месяце составляет 29,4 (поскольку в некоторых месяцах 31 день, в некоторых 30, а в феврале 28 (29)). Соответственно, именно на эту цифру и ориентируются при расчете ежемесячной суммы отпускных. Учитываются все дни отсутствия сотрудника, в том числе по уважительным и неуважительным (прогул) причинам. Например, в феврале 2017 года сотрудник уходил на больничный на 10 календарных дней. Тогда количество отработанных дней рассчитывается по такой формуле: (29,4/28)*(28-10) = 18,9
4. Сведения в графу 5 заносятся только в том случае, если используется суммированный учет рабочего времени, когда из-за особенностей трудового процесса общее отработанное время может превысить нормальную продолжительность рабочего дня. Если режим нормированный, строка остается незаполненной.

Кто подписывает форму

Подписывают:

1. Лицевую сторону – сотрудник отдела кадров.
2. Оборотную сторону – бухгалтер.

Если в организации по каким-то причинам бухгалтер совмещает функции кадровика, допустимо, чтобы она заполнила обе стороны и поставила печати как с лицевой, так и с оборотной стороны.

Как производится расчет отпускных

Все отпускные, которые нужно выдать работнику, рассчитываются как умножение цифры в графе 6 на цифру в графе 7. А затем из суммы нужно обязательно удержать НДФЛ. То есть приводится только та сумма, которая и будет выплачена сотруднику фактически.

ПРИМЕР 1

За 6 месяцев работы сотрудник получал ежемесячно по 40 000 рублей. Общая сумма составит 6*40 000 = 240 000 рублей. За это же время количество отработанных дней составило, например, 130 дней (работник не брал больничных и отгулов). Тогда 240 000/130 = 1846,15 рублей – это средний дневной заработок. Предположим, что предоставлен полный отпуск, т.е. сразу 28 дней. Тогда 1846,15*28 = 51 692,3 рубля. Но из этой суммы необходимо вычесть налог на доходы, т.е. 13%. Итоговая «чистая» сумма отпускных составит 44 972,3 рублей.

ПРИМЕР 2

За те же 6 месяцев работы сотрудник отработал не 130 дней, а фактически 115, поскольку в  течение 15 календарных дней он находился на больничном. При этом в соответствии с законодательством он имел право на получение 60% от своего среднего заработка во время нахождения на больничном (поскольку его суммарный официальный стаж менее 5 лет).

Допустим, он получается такую же среднемесячную зарплату. Тогда его заработок за день тоже составляет 1846,15 рублей. А за 1 день больничного он получит только 60% от среднедневного заработка, т.е. 1107,69 рублей. Тогда за 15 дней на больничном он должен получить 15*1107,69 = 16 615,35 рублей. Соответственно, за остальные 115 дней работы он получает полную зарплату: 1846,15*115 = 212 307,25 рублей.

Складываем эту цифру с суммой, полученной за больничный: 212 307,25 + 16 615,35 = 228 922,6 рублей. Вычитаем налог на доходы и получаем 199 162,66 рублей. Это весь заработок за 130 дней. Теперь нужно разделить на 130, чтобы узнать заработок за 1 день (средний): получается 1532,02 рубля. Умножаем на 28 отпускных дней и получаем 42 896,57 рублей – такую сумму работник должен получить за отпуск.

Поделиться ссылкой: