БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ

Тел. +7 (499) 110-74-89 Москва Тел. +7 (812) 317-78-95 Санкт-Петербург

Нужна бесплатная
консультация
юриста?
Москва и московская область

Образец заполнения формы Т-12 табеля учета рабочего времени

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

  1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
  2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

бухгалтер расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
представитель ФНС инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
сотрудник ФСС отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
работник трудовой инспекции инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
представитель Росстата сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую форму П-4

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Бланк формы Т-12

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Т-12 образец заполнения

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

Образец приказа о назначении

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

  1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
  2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
  3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
  4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Передача в архив

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
  2. Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточкахПример заполнения
  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. Сведения о неявке в табеле рабочего времени
  4. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. Часы отработанные за половину месяца
  5. 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. Данные за весь календарный месяц
  6. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
  7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
  8. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
  9. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
  10. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

суммарное количество праздничных и выходных дней

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

  1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
  2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Выплаты за отпускные дни

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

корреспондирующий счет в табеле

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

Суммарное количество дней и часов

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Подпись руководителя

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:

Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

  1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
  2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

  • работают круглосуточно, посменно;
  • используют гибкий график;
  • организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

  1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
  2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
  3. Если был запланирован отгул, и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
  4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

  1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
  2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например:

Пояснения к изменениям в табеле

Ее можно сделать на ближайшем свободном поле.

Ответственность за некорректное ведение

Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.

Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:

  1. Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
  2. Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.

В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки. Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог. Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).

Скачать образцы бланков:

Бланк формы Т-12 (word)

Заполненный образец табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (word)

Пустой бланк формы Т-13

Поделиться ссылкой:

Оцените статью
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Комментарии
  1. антон

    Была проблема с заполнением из за того что работник 12 дней проработал на одном месте ,вернее должности а затем был переведен на другую и ставка другая. Оказывается нужно зафиксировать по одной должности время и затем по другой отдельной строкой спасибо за информацию

  2. Валентина

    Очень удобный табель, мне как бухгалтеру эта вещь просто незаменима. В любой момент все под рукой, зарплаты, отпускные, премии и т.д. Очень радует простота интерфейса, разберется даже начинающий специалист.

  3. Саша

    Отличный сайт и специалисты которые без проблем ответят на ваши вопросы, ведь на данный момент без хорошего совета и консультирования не обойтись. Поэтому рекомендую данный сайт многим.

  4. Кирилл

    Очень удобный табель для бухгалтерии как по мне незаменима.в любой момент все доп рукой,зарплаты,премии и т.д

  5. Никита

    В данной статье все грамотно описано , есть даже видео инструкция по заполнению табеля формы Т-12. Действительно данный табель незаменим для бухгалтерии, разберется даже специалист без опыта. Автору огромное спасибо за данную статью.

  6. Богдан

    Довольно часто сверхурочное время не оплачивается работодателем. Для того чтобы этого не случилось пользуйтесь услугами юриста, для оформления лимитированного , заявленного рабочего дня. Когда всё будет оформленно на бумаге., тогда отпадают все вопросы, со стороны начальства.

  7. Виктор Огурцов

    Приятно было видеть видео по данной теме. Эта статья очень нужна в наше время. Часто работодатель обманывает и заставляет работать больше, платя меньше. Людям нужно знать что такое вообще рабочее время и как его оплачивают. Хотя, когда мы устраиваемся, то нужно смотреть и условия договора.

  8. Игорь Сошников

    К сожалению, сегодня очень редко можно встретить грамотно заполненный документ, и на самом деле это просто катастрофа, насколько дремучими юридически стали люди. Спасибо за вашу общеобразовательную статью.

  9. алексей

    посмотрел сайт. почитал статью и могу сказать что очень все понятно рассказано. вообще это же целая проблема чтобы правильно был заполнен документ. все делается абы как. здесь же все описано правильно и подробно. вижу что даже видео имеется. очень кстати. для бухгалтерии эта информация не заменима . спасибо за статью.

  10. Николай Иванович

    Не по наслышке знаю про табель учета рабочего времени, так как супруга моя работает бухгалтером. На мой, сугубо личный взгляд, данный табель является необходимой вещью. Если правильно его вести, то тогда не возникнет никаких неудобных вопросов ни у работника, ни у работодателя.

  11. Игорь

    Отличный сайт и данная статья не исключения, ведь и в правду такую информацию не просто найти. Написано все подробно и по полочкам разложено, а главное понятно, что не мало важно.

  12. Анастасия

    Не по наслышке знаю про табель учета рабочего времени, так как муж мой работает бухгалтером. На мой, сугубо личный взгляд, данный табель является необходимой вещью. Если правильно его вести, то тогда не возникнет никаких неудобных вопросов ни у работника, ни у работодателя. Но а по статье, то спасибо за полезную статью.

  13. Снежок

    А ведь действительно.. не часто можно встретить отлично заполенный документ.. Грамотно..
    И из-за этого много бед… Ну хоть кто-то освещает эту проблему… ( я про сайт)
    ему плюсик в карму

  14. zeeshan hussain

    Как компания может получить максимальное использование своей рабочей силы. Как работник обеспечивает полноценную работу в рабочее время. Ответ на все вышеперечисленные вопросы доступен на 2ann. Это лучший сайт artcile по юридическим вопросам бизнеса.

  15. Анатолий

    Потрясающе подробное описание вопроса вплоть до мельчайших деталей. Даже сложно представить человека, у которого после прочтения данной статьи могли бы возникнуть дополнительные вопросы.

  16. Анна

    Спасибо большое за информацию! Очень подробно всё расписано, даже можно скачать образцы бланков. На будущей работе бухгалтером, думаю, очень пригодиться. Позже подпишусь на Ваш ютуб-канал)

  17. Анна

    Спасибо большое за информацию! Все очень подробно описано, даже можно бланки образцов скачать. Думаю, на будущей вакансии бухгалтера мне пригодится. Позже подпишусь на Ваш ютуб канал)

  18. Алексей

    Наконец то нашёл содержательный сайт по интересующей меня тематике. Отдельная благодарность создателю этого блока, за качественно подобранный контент, особенно за видео материалы, которые дополняют ресурс до совершенства.

  19. gena

    Действительно данный табель незаменим для бухгалтерии, разберется даже специалист без опыта. Автору огромное спасибо

  20. zeeshan hussain

    Эта статья является лучшей пропагандой трудового права. Многие работодатели не платят со временем работникам. Но табель формы Т-12 — лучшая поддержка трудового права. В этой статье адвокат рассказывает о правах работников. Все время лучший сайт для сотрудников.

Добавить комментарий