Нужна бесплатная
консультация
юриста?
Бесплатно по России

Образец написания делового письма

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

  Скачать образец делового письма (word)

Мнение эксперта
Саломатов Сергей
Эксперт по недвижимости
Советуем вам ознакомиться с тем как правильно написать письмо-запрос, подробности смотрите тут.

Назначение и структура

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

  1. Коммерческие предложения о сотрудничестве.
  2. Предложения об изменении условий сотрудничества, ведении переговоров.
  3. Рекомендация сотрудников.
  4. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
  5. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

Схема правильного составления деловых писем

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

  1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
  2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
  3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
  4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
  5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

  1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
  2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
  3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
  4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
  5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

ситуация фраза
извещение Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотива На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьба Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждение Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложение Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
гарантии Гарантируем
отказ Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключение Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

Образцы 2024 года

Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

Запрос данных

Образец письма на запрос данных

Просьба

Коммерческое предложение

Гарантийное письмо

Претензия

Благодарность

Извинения

Видео комментарий:

https://www.youtube.com/watch?v=YtZ4NRMinno

Поделиться ссылкой:

Оцените статью
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Комментарии
  1. Дмитрий Иванов

    Особенно согласен насчёт важности тщательно проверять ошибки в тексте делового письма. Вроде бы прописная истина, но постоянно попадаются простейшие ошибки. А это сразу портит всё письмо.

  2. Rozaliya Soboleva

    хорошо, что можно еще встретить такие образцы. в самом деле интересно же подобное видеть сейчас. люблю такие полезные образцы для всех. мне например помогло же

  3. Валерия

    Сохраню себе примеры, чтобы было подспорье в трудную минуту. Хорошо бы, все компании и ИП соблюдали деловую переписку. А то понапишут в предложениях не понятно что.

  4. izolda

    Ну это же вообще неплохой пример. хорошо, что можно же видеть такие интересные и полезные примеры. люблю вас за то, что вы можете сделать такой ясный пример

  5. Диана

    Спасибо за полезную информацию. Мне кажется тема раскрыта по максимуму. Согласна на счет окончательной проверке текста на ошибки. Это действительно очень важно. Спасибо автору за очень подробную инструкцию.

  6. Андрей

    Спасибо автору за развернутую статью!! С конкретными примерами и пояснениями! Сейчас очень большая проблема ПРАВИЛЬНО составить деловое письмо и грамотно выразить свои мысли. Да, самая большая проблема, я считаю — это орфография! Очень больно и неприятно смотреть на письма с орфографическими ошибками и неправильным оформлением! Немногие знают как правильно оформлять письма в электронном виде! Я думаю, что эта статья поможет читателям задуматься и пытаться делать все верно!

Добавить комментарий