БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ

Тел. +7 (499) 938-87-35 Москва Тел. +7 (812) 467-34-81 Санкт-Петербург Тел. +7 (800) 350-29-83 Бесплатно по России

Нужна бесплатная
консультация
юриста?
Москва и московская область
Бесплатно по России

Как правильно вести хронометраж рабочего времени

Разнообразные концепции тайм-менеджмента сводятся к разделению рабочего времени на время работы и простоя, поэтому при учете хронометража в образце заполнения всегда отмечаются эти разделы. Как вести документ, а так же готовый пример оформления – все это подробно описано в статье.

 Пример заполненного хронометража (word)

Основные задачи

Само слово буквально означает «измерение времени». Буквально следует понимать, что – это и процесс отслеживания занятий сотрудников, планирования рабочего времени, и соответствующий документ, где фиксируются эти сведения (образец заполнения приводится в соответствующем разделе).

Основные задачи изучения организации рабочего времени в компании следующие:

  1. Анализ эффективности труда сотрудников: максимальные часы загрузки, общее время простоя, производительность труда с точки зрения выработки времени и т.п.
  2. Оценка загруженности оборудования, времени простоя.
  3. Разработка рекомендации по экономии ресурсов (электроэнергия и др.).
  4. Общая оценка эффективности труда с точки зрения ресурса времени, а также оценка по отдельным сотрудникам (при необходимости).

Таким образом – это процедура инвентаризации рабочего времени, и образец заполнения соответствующего документа должен учитывать особенности конкретной компании.

Организация учета времени: пошаговая инструкция

Чтобы организовать качественный учет времени, следует учесть несколько особенностей:

  1. Критерии измерения эффективности, производительности труда.
  2. Анализ особенностей распределения времени в работе конкретных сотрудников и по отделам в целом (с учетом их специфики).
  3. Организация сбора статистических данных по каждому сотруднику или по отделам (если речь идет о крупных предприятиях).
  4. Подготовка единых форм отчетности, а также разработка единого бланка для заполнения.

Таким образом, речь идет о том, что предприятие должно обеспечить качественный сбор информации о том, кто и как проводит свое время на работе, а также создать конкретные формы для сбора данных и составления итоговой отчетности.

Соответственно, в общем случае эта работа состоит из следующих этапов:

  1. Разработка критериев для оценки эффективности проведенного рабочего времени.
  2. Сбор статистических данных по каждому отделу и конкретным сотрудникам.
  3. Анализ этих данных, заполнение заранее подготовленных отчетных документов.
  4. Составление рекомендаций по улучшению организации рабочего времени.

Подобную схему можно считать упрощенной. Если представить организацию измерения рабочего времени более детально, картина будет выглядеть примерно так.

Схема измерения рабочего времени

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не обязывает предприятие использовать конкретные образцы документов, поэтому руководство вправе предложить использовать собственные формы отчетности.

Хронометраж: образец заполнения

Как правило в нем указываются следующие данные:

  1. Дата измерения.
  2. Объект измерения – т.е. описание конкретного действия сотрудника, которое он обычно проводит в рамках исполнения своих обязанностей. Это может быть, например, общение по телефону, составление коммерческих предложений, работа с документами. Также обязательному учету подлежат все перерывы, которыми сотрудник фактически воспользовался.
  3. Основное внимание уделяется длительности того или иного этапа – обычно указывают количество часов и минут, реже – с точностью до секунды. Подобная точность может понадобиться, например, сотрудникам банковских организаций или режимных предприятий, где рабочее расписание предусматривает точное выполнение правил вплоть до секунд.
  4. Указание доли, которую составляет каждый этап рабочего времени (в процентах).

Конкретных примеры заполнения, на которые можно ориентироваться как на образец, представлен ниже:

Образец заполнения

На этом примере видно, что все виды деятельности на работе классифицируют не в связи с профессиональными обязанности, а на основе фактических показателей. Например, оформление перевода сотрудника, подготовительная работа, осуществление копирования документов и т.п.

Пример составления хронометража времени

Особенности измерения времени

Перед началом исследований определяют:

  1. Как именно будет проведена работа – непрерывное наблюдение за отделом, сотрудником (в течение нескольких дней, недель, месяцев).
  2. Измерение выборочных (отдельных) моментов – например, только этапа ремонтных работ, только этапа телефонных переговоров, рассылки коммерческих предложений и т.п.
  3. Цикловой хронометраж – т.е. изучение только циклически повторяющихся видов деятельности (подготовка отчетности, переговоры и т.п.).

Не менее важно определиться и со способом измерения:

  1. Традиционный метод предполагает организацию исследования с помощью обычного наблюдения, т.е. сотрудник периодически наблюдает за другими, вносит записи.
  2. Чаще всего заполнение бланка производится на основе средств видео наблюдения. Такой метод позволяет получить более объективную информацию. Сотрудники меньше отвлекаются на то, что за ними ведется видео наблюдение. Если же контролировать их действия «вручную», это может привести к искажению конечных результатов.

На этапе собственно измерения необходимо сразу классифицировать все действия сотрудников на несколько категорий:

  1. Процессы, происходящие без циклического повторения. Это обычные действия, которые совершаются разово за отдельный период. Например, работник однократно может копировать документы (в случае необходимости), заполнять отдельные бумаги, проводить телефонные переговоры с теми партнерами, с кем обычно не общается и т.п.
  2. Процессы с циклической периодичностью займут основной бюджет рабочего времени. Это и есть функциональные обязанности, связанные с рутинным выполнением повторяющихся действий. Например, ремонтные работы, обучение сотрудников, проведение телефонных переговоров, копирование и заполнение документов, работа с клиентами, покупателями и т.п.
  3. Сменяющаяся очередность – здесь речь идет о работников со «сложными» обязанностями, которые включают в себя сразу несколько циклов. Эти циклы могут комбинироваться и пересекаться. Например, менеджер по продажам вынужден одновременно проводить телефонные переговоры и сразу фиксировать результаты переговоров (в том числе промежуточные) любыми доступными средствами.

Видео комментарий по этой теме можно увидеть здесь.

Поделиться ссылкой:

Оцените статью
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Комментарии
  1. Татьяна

    Про тайм-мененджмент узнала на курсах повышения квалификации, применяю приобретенные знания ежедневно и стараюсь научить сотрудников правильно распределять рабочее время. Придя на работу пишу себе задачи, которые нужно выполнить, начиная с тяжёлых. Делаю отдых на 10 минут через каждые два часа. Приобретенные знания мне очень помогают

  2. Юрген

    Знаете, ведь применение тайм-менеджмента позволяет куда эффективнее воздействовать на сотрудников в правильном направлении. Ведь человек может быть искренне убежден в том, что он не просто работает, а перерабатывает как пчелка. Одно дело просто говорить ему о том, что его труд неэффективен, а совсем другое — сказать тоже самое, но уже с цифрами в руках. Показать, например, что процентов 20 затрат времени приходится на несвязанные с работой процессы, а еще процентов 15 уходит на то, что не входит в непосредственные профессиональные обязанности сотрудника. Обычно этого хватает и если работник не дуб, то он прекрасно поймет свои ошибки. Тайм-менеджмент по факту использовал еще Генри Форд в начале века — очень неглупый был человек.

  3. наталья

    Тайм-менеджмент -в своём роде,узаконенная система слежки за нерадивыми сотрудниками.В принципе очень действенная система учета за работниками любого предприятия.Можно отследить какое время тратит работник на саму работу,и на не рабочее время препровождение.У работника в итоге появляется самоконтроль,так как не планомерное использование рабочего времени,просто не будет оплачиваться!

  4. наталья

    Тайм-менеджмент идеальная узаконенная система слежки за работниками любых предприятий.При такой системе у работника отлично формируется самоконтроль труда.И практически исчезает время на то,чтобы потратить не по назначению!В наше время технологий-это идеальный выход по учету времени сотрудника на рабочем месте,из которого видно на что именно тратится время работы.

  5. Сергей

    Тайм-менеджмент — это то без чего в современном мире, когда он быстро развивается, когда меняются технологии не куда. Я согласен что проведение хронометража рабочего времени, а в последствии возможности обобщения статистических данных для всего персонала в среднем, может привести к снижению искажения при долгосрочном планировании. Также собирание статистических данных по хронометражу для каждого рабочего можно определить эффективность его работы. В свое время я познакомился с системой «Кайдзен» так там для оптимизации и поиска возможностей для снижения циклов производственного процесса применялся как раз метод хронометража как за рабочим так и за его процессом. Поэтому это то что сейчас необходимо как человеку в буты так и на производстве

  6. Anton

    Проблема в том, что хронометраж в большинстве фирм Российской Федерации не соблюдается на деле. Да, по бумагам рабочее время нормальное, но большинство переработок, увы, не учитывается. Это большое нарушение Трудового Кодекса РФ.

  7. Татьяна

    А мне кажется, что хронометраж в том понимание, как его сейчас представляют, себя изжил. Во-первых, многие фирмы работают с аутсорсинг, который вообще нельзя измерить. Во-вторых, каждая работа измеряется по-своему, например, как можно составить график бухгалтера, да есть основные моменты, но ни все равно будут завесить от конкретной даты. Да и сейчас много кейс-уроков, тестов, которые лучше способны справится с определением объёма работоспособности человека.

  8. Виктор Огурцов

    Статья понравилась тем, что тут подробно описан (даже можно сказать досконально) весь процесс оценки эффективности рабочего времени. Жаль, что на практике есть побочные факторы, серьёзно ухудшающие результат деятельности, но не входящие в планы. Вот у нас частенько зависает интернет, выключается свет. Система грузится долго. Этого не избежать даже в самом продвинутом офисе. Так что сотрудники в конце месяца остаются доделывать план.

  9. Святослав

    Статья интересная. Тайм-менеджмент — это, для многих фирм, технология будущего. Но, будущее за ними. Главное, что бы это работало, а то будет как всегда у нас. Идея хорошая, а получилось непонятно что.

  10. Станислава

    Чтобы вводить обеспечения качественного сбора информации о том, кто и как проводит свое время на работе, а также создание конкретных форм для сбора данных необходимо для начала установить некий «моральный кодекс» допустимости этой слежки .Можно всё превратить в изнурительную пытку для персонала .Человек не должен быть напряжён и не испытывать давления «тайного глаза».Мониторинг объективно нужен но рамки и пределы это вопрос весьма дискуссионный

Добавить комментарий