Тел. +7 (499) 653-60-72 Москва доб.925 Тел. +7 (812) 426-14-07 Санкт-Петербург доб.299
Нужна бесплатная
консультация
юриста?
Москва и московская область
8(499)653-74-56
Бесплатно по России
8(800)500-27-29 доб.899

Как получить выписку из трудовой

Действующая редакция Трудового кодекса предусматривает, что трудовая книжка должна храниться у работодателя вплоть до дня увольнения сотрудника. Поэтому в случае получения отдельных данных составляется выписка из трудовой книжки. О том, как это сделать правильно и на что обратить внимание – прямо сейчас.

 Бланк выписки из трудовой книжки (word)

выписка из трудовой книжки

Основное предназначение

Вопрос выдачи любой информации из трудовой книжки, как и самого документа, регулируется двумя статьями Трудового кодекса:

  • ст. 62;
  • ст. 89.

Согласно этим положениям любой сотрудник может получить выписку из трудовой книжки. При этом общий порядок предполагает обязательное написание письменного заявления, по которому выписка или иной документ, связанный со сведениями о трудовом стаже, должен быть выдан максимально через 3 рабочих дня. Отсчет срока начинается с рабочего дня, следующего за датой составления заявления.

Основное назначение документа состоит в том, что он удостоверяет в правильности всей информации, касающейся трудовой деятельности работника:

  • стажа – общего и на текущем месте;
  • опыта работы на конкретном месте;
  • сведения о наградах;
  • сведения о переводах на новую должность и/или в иное структурное подразделение этой же компании.

На практике выписка может понадобиться сотрудникам для предоставления в официальные учреждения – бюджетные и коммерческие:

  • ФСС (социальное страхование);
  • Пенсионный фонд (например, для получения поддержки государства в виде материнского капитала);
  • трудовая инспекция;
  • банки (для подтверждения своего официального стажа на текущем месте);
  • ФМС (для оформления загранпаспорта);
  • для судебных разбирательств;
  • в прокуратуру.

Выписка и копия

На практике копия трудовой книжки и выписка из нее – это два разных документа. Несмотря на то, что по своему назначению они практически совпадают, требования к оформлению разные:

  1. Копия предполагает механическое копирование каждой заполненной страницы документа – от титульной, где содержатся ФИО, сведения об образовании и другие личные данные, до страницы с последней записью о текущем месте работы. При этом заверение работодателем не требуется – все зависит от того, какие условия ставит орган или организация, в которые нужно предоставить копию. В случае заверения на каждой странице ставится оригинальная печать работодателя и подпись уполномоченного сотрудника.
  2. Выписка – это только часть копии трудовой книжки. При этом собственно персональные данные сотрудника, которые приводятся на первой странице, не копируются, а вписываются по установленной форме. С тех страниц, сведения о которых понадобились, снимаются копии, которые в обязательном порядке заверяются и печатью, и подписью.

Вот почему важно четко разделять эти два документа и оформлять именно тот, который нужен сотруднику. Тем не менее, с точки зрения юридического действия это 2 равноценных документа. Поэтому в интересах сотрудника уточнить, какую именно бумагу требуется предоставить в банк или в другое учреждение по месту требования.

Процедура оформления

Процедура оформления выглядит так:

  1. Сначала сотрудник подает заявление на имя своего руководителя (отдела, подразделения, всей компании, если она небольшая).
  2. Заявление составляется в соответствии с той формой, которая принята в учетной политике компании. Пример показан ниже (вместо слова «копия» нужно написать «выписка»). Пример заявления
  3. Начальник или его заместитель (а также другое уполномоченное лицо) принимает заявление и должен дать ответ в течение 3 рабочих дней.
  4. По истечении предельного срока начальник ставит визу «Согласовано» или «Не возражаю».
  5. Затем уполномоченный сотрудник (секретарь или представитель отдела кадров, бухгалтер) оформляет документ и выдает работнику под его подпись.

Как сделать выписку: образец 2017 — 2018

Чтобы правильно оформить этот документ, важно учесть 3 условия:

  1. Для ее составления нужно взять фирменный бланк, а не обычный лист формата А4.
  2. Уточнить у сотрудника, какие именно записи его интересуют – только о текущем месте работы или в том числе некоторые другие (выборочно).
  3. Все документы в любом количестве изготавливаются за счет работодателя. Таким образом, даже взимание платы за бумагу, использование оргтехники незаконно.

Далее нужно оформить документ согласно образцу (все требования обязательны):

  1. В самом верху бланка (правый угол) ставится штамп учреждения или можно просто указать все реквизиты и контактные данные: телефон, почтовый адрес, электронная почта, реквизиты.
  2. После названия документа, которое пишется по центру, указывается номер книжки и сведения с ее первой страницы. Заполнить их можно вручную, не копируя саму страницу: ФИО, год рождения, полученное образование и специальность (профессия), а также дата заполнения книжки.
  3. Затем нужно составить таблицу, как показано на бланке ниже. В эту таблицу заносятся интересующие работника сведения. Как правило, нужно указать данные только по текущему месту работы, поэтому весь документ уместится на 1 печатную страницу.
  4. Но если понадобится много сведений, важно помнить, что оформляются они все только в хронологическом порядке – от раннего к позднему. При этом в случае с указанием актуального места нужно написать: «работает по настоящее время».
  5. После чего нужно заверить каждый лист этого документа, поставив оригинальную печать и рукописную подпись ответственного лица.
  6. Если получилось 2 и более листов, они прошиваются, на каждом ставится нумерация (достаточно не указывать страницы, т.е. нумеровать только сами листы). Причем на саму прошивку тоже необходимо поставить печать.

Пример заполненного образца выписки из трудовой книжки показан на рисунке.

Образец заполненной выписки

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В самом низу документа нужно поставить визу «ВЫПИСКА ВЕРНА». Если она отсутствует, организация вправе не принять документ в работу. После этого подпись должен поставить непосредственный руководитель сотрудника. Он указывает свою должность, название компании, ставит подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы) и ставит дату.

Сроки действия

По общему правилу выписка действует в течение 1 месяца с даты ее оформления, вне зависимости от того, ушел ли сотрудник на больничный, в декрет и т.п. Т.е. необходимо продолжать трудовые отношения, оставаясь на прежней должности. Таким образом, выписка теряет силу в следующих случаях:

  • если сотрудник перешел на новое место работы (в том числе на аналогичную должность, но в другом структурном подразделении компании);
  • если сотрудник уволился.

В таких ситуациях выписку нужно оформлять снова – когда произойдет новое официальное трудоустройство.

Нередко банки могут предъявлять требование к выписке, чтобы она была предоставлена не позднее 14 календарных дней с момента ее оформления. С точки зрения законодательства, это нарушение.

Если трудовая книжка на руках сотрудника

В период, когда работник уволился с последней должности, а на новую работу еще не поступил, он также имеет право оформить выписку, для чего ему нужно взять трудовую книжку и обратиться к нотариусу. В данном случае бланк документа выглядит точно так же, а заверение происходит аналогично – нотариус ставит печать и подпись. С собой нужно взять документы:

  • собственно трудовую книжку (оригинал);
  • свой паспорт;
  • квитанцию об оплате пошлины – ее оформляют на месте.

Сумма за услугу составляет порядка 400-500 рублей. Она складывается из госпошлины (100 рублей) и собственно услуг нотариуса. Такая процедура позволяет получить как выписку, так и копию трудовой книжки (любой страницы), в зависимости от требований организации. Заверить документ можно в любой нотариальной конторе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае оформления документов для выезда за рубеж (с целью трудоустройства и/или обучения) иностранная организация может потребовать выписку, заверенную именно нотариусом. Т.е. в этом случае нужно взять у работодателя оригинал своей трудовой книжки и отправиться к нотариусу.

Как взять оригинал трудовой книжки

В некоторых случаях понадобится получить от работодателя не выписку, а сам оригинал трудовой книжки. Как показывает практика, компании неохотно идут на это шаг, особенно в случае с опытными сотрудниками, поскольку опасаются того, что работник перейдет на новое место к конкурентам. Также есть теоретический риск того, что будет незаконно сделан новый оригинал документа с заведомо ложными данными.

Вопрос является довольно неоднозначным, поскольку в законодательстве (статья 62 Трудового кодекса) описывается только один случай, когда компания обязана выдать именно оригинал документа – если сотруднику понадобится книжка для оформления документов в ФСС (фонде страхования).

Таким образом, вопрос о выдаче собственно оригинала книжки остается на усмотрение администрации. Решает его не представитель отдела кадров, а непосредственное руководство, к которому и нужно обращаться. Процедура примерно такая же:

  1. Сначала пишется заявление в свободной форме или в соответствии с образцом, принятым в компании.
  2. Нередко в этом заявлении нужно обязательно указать и основание для выдачи, и четкие сроки.
  3. Затем в результате положительного решения книжку выдают на руки, а сотрудник пишет расписку с обязательством вернуть в положенные сроки.

Если же получить оригинал никак не удается, можно попробовать прийти к компромиссному решению и выслать в организацию, требующую оригинал, сканы (фото) книжки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В некоторых компаниях документы хранятся за пределами офиса или даже в другом городе (в головном офисе). Поэтому следует заранее запланировать получение оригинала и написать заявление заблаговременно.

Комментарии
  1. Ангелина

    У мужа кадровые документы хранятся даже не в головном офисе, когда нужны были выписки из трудовой, то приходилось ждать очень долго. Пока заявление попадало в кадры,потом время на подготовку документа и уже когда водители оказией привозили к ним в филиал. Очень неудобно. Мне для оформления пособия на ребенка переделывали аж три раза, кадровик то и дело допускала какие то ошибки, а потом срок уже прошел — т.к. документ везли более месяца.

  2. Южи

    По факту несколько раз требовались копии трудовых и в разных организациях я трудилась и запрашивала не официально через заявление как тут описано а по запросу через отдел кадров. Касательно выписки слышу впервые, даже и не знала, везде требовали просто копии и в банках тоже.

  3. Нина

    Для получения единоразового пособия у меня требуют выписку из трудовой книжки. Но с 2009 года я нигде не работаю, а трудовая на руках у меня. Подскажите, где её взять? Я уже обходила всевозможные инстанции, но нигде такую выписку не дают.

  4. Олеся

    Если я официально не работаю уже несколько лет. Работаю на себя, как фотограф. В общем где мне взять выписку ? Подскажите пожалуйста, а то на будущее думаю понадобится.

  5. Виктория

    Оригинал трудовой книжки часто запрашивает Пенсионный Фонд, выписки или копий трудовых книжек для оформления пенсии недостаточно. Для того, чтобы получить оригинал трудовой, работнику необходимо написать расписку по какой причине, на какой срок и в какую организацию требуется оригинал. Вернуть ее в отдел кадров работник обязан не позже 3 дней, после возврата ему трудовой книжки из Пенсионного фонда.

  6. Ольга

    Добрый день, подскажите как быть? Отец проработал на одной фирме 25 лет. И когда уволился, трудовую книжку не забрал, в итоге она потерялась… Через 2 года отцу выходить на пенсию. К кому обращаться? Как восстановить книжку?

  7. Ева

    Подскажите, а выписка должна или имеет какую-то обязательную форму для заполнения? И признается ли действительным просто выписанная от руки человека из отдела кадров необходимая для меня информация из трудовой книги, заверенная печатью с надписью «копия верна»?

  8. Алексей

    Есть еще вариант поспорить с инспектором, сослаться на указанные ниже Правила ведения и хранения трудовых книжек, в соответствии с которыми копии трудовых книжек заверяются кадровым органом по основному месту работы работника, но исходя из опыта это не всегда полезно для самого соискателя. Поэтому этот вариант предлагается даже и не рассматривать. А вот первые три рассмотрим:

    Вариант 1 — довольно дорогой, кроме того, нотариусы зачастую и не берутся заверять не закрытые трудовые книжки.

    Вариант 2 — является нарушением правил ведения и хранения трудовых книжек.

    Вариант 3 — Никаких затрат, никаких нарушений. То что нам и нужно. Остается только правильно заполнить эту самую выписку.

    В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225, выписка из трудовой книжки должна быть обязательно заверена в организации, в которой она в настоящее время находится. В пункте 7 этих Правил указано: «Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки».
    Реквизит документа «Отметка о заверении копии» описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.26). Данная отметка включает:
    — заверительную надпись: «Верно»;
    — должность лица, заверившего копию;
    — личную подпись;
    — расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
    — дату заверения.

  9. Алла Фоменко

    Официально не работаю 2008 года,после того как завод обанкротили , работаю как частный предприниматель по патенту .Остаётся ли в силе мой трудовой стаж ,и могу ли я рассчитывать на пенсию от предприятия ?

  10. Наталья

    Уже не первый раз сталкиваюсь с тем, что её требуется предоставить на фирменном бланке. У нашей фирмы нет таких, мы их не разрабатывали, углового штампа тоже нет, как тогда оформлять выписку? Обязательно ли это требование или достаточно оформить на обычном листе с круглой печатью предприятия внизу ?

  11. Петр

    Спасибо за образец заявления ! Написал и отдал . Мне сделали копию трудовой и заверили подписью начальника , но она хранится у меня уже больше месяца , теряет ли она свою силу так же как и выписка , или нет ?

Добавить комментарий