Как написать письмо об изменении назначения не корректного платежа

Как плательщики товара или услуги, так и получатели платежей нередко сталкиваются с ситуациями, когда назначение оплаты указано неверно, и соответственно требуется провести уточнение в письме контрагенту и банку по определенному образцу. О том, как правильно составить такое письмо и других нюансах – прямо сейчас.

Образец письма об уточнении назначения платежа (word)

Образец заполнения 2024

Утвержденной формы — не существует, поэтому по общим правилам оно излагается в произвольном виде. Следует исходить из сложившихся традиций деловой практики и придерживаться таких рекомендаций:

1. Сначала по центру указывается полное наименование компании (например, Общество с ограниченной ответственностью «Черри»).
2. Справа вверху прописывается наименование и адрес банка, куда отправляется письмо.
3. Далее прописывается название, которое должно содержать фразу «об уточнении назначения платежа».
4. После этого кратко описываются обстоятельства с приведением всех реквизитов документа, где была допущена ошибка, а также подробным описанием реквизитов банковского счета.
5. Затем конкретно, с помощью цитирования прописывают ошибку и также цитированием указывают, какую запись следует считать верной.
6. В конце указывают приложения – как правило, это само ошибочно оформленное платежное поручение и образец письма от получателя, который согласен с тем, что платеж нуждается в уточнении (исправлении).
7. В самом конце – должности, подписи и расшифровки подписей ответственных лиц (как правило, это директор или руководитель филиала, а также главный бухгалтер).

Вот пример документа, на который можно ориентироваться как на образец.

В большинстве случаев организации используют печать в своей работе. Поэтому образец может выглядеть и так.

Описание процедуры

В законодательных актах и других нормативных документах такой процедуры нет – формально возможность уточнения не предусмотрена. Тем не менее, на практике это явление весьма распространено, поскольку нарушение в платежном документе не особенно критично и как правило, ситуация решается довольно просто.

В общем виде последовательность действий следующая:

1. Сначала нужно обратиться ко второй стороне, которой была допущена ошибка.
2. Затем уведомить банк, отправив ему корреспонденцию по тому образцу, который приведен выше (или по собственной форме).
3. Затем нужно получить от банка письменный ответ, который подшить к платежному поручению. Такой же ответ получает и вторая сторона, которая также сохраняет документ на случай возможной проверки или судебного спора.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Подобный порядок не прописан в законодательстве, однако судебная практика в большинстве случаев описывает именно эту процедуру. Поэтому уведомление всех сторон – обязательный этап.

Далее каждый этап рассматривается более подробно.

Уведомление второй стороны

Возможны два варианта:

1. Если ваша фирма получает платеж, значит, нужно обратиться к лицу, пославшему денежные средства.
2. Если же вы сами отправитель и обнаружили ошибку, значит, нужно уведомить об этом получателя.

Первый случай

Когда вы получили платеж, но в документах неверно указано его назначение, часто связан с ситуациями по поставкам (например, когда была направлена предоплата, а уже совершенные поставки до сих пор не оплачены). Тогда у получателя есть основание думать, что новые платежи должны сначала удовлетворить предыдущие требования (а равно и проценты по неустойки) и только после этого можно зачислять авансовые платежи по будущим поставкам.

Однако на практике фирма не может самовольно, т.е. в одностороннем порядке, изменить назначение оплаты. Дело в том, что средства плательщика – его собственность, которой он распоряжается исключительно по своему усмотрению. А значит, есть только один путь – получить его письменное согласие об уточнении, для чего отправить письмо по образцу, полностью совпадающему с приведенными выше примерами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко в договорах предусматривается возможность самостоятельного определения платежа и самовольное изменение этого показателя при необходимости. Однако судебная практика показывает, что часто такое положение признается противоречащим гражданскому законодательству. Но если перевод по сумме больше, чем предполагалось, то разницу можно перевести в счет оплаты долгов и самостоятельно, без запроса согласия.

Второй случай

А в случае, когда вы сами плательщик, но по каким-то причинам допустили ошибку, понадобится выполнить сразу 2 действия:

1. Сначала отправляется письменный запрос для согласования этого изменения с контрагентом, который получил средства на свой счет.
2. Затем необходимо отправить письмо в банк, через который была совершена эта финансовая операция.

Если банк отказывает или игнорирует

У банка есть право отказать в удовлетворении просьбы. Причем такое право полностью обоснованно с точки зрения законодательства. Считается, что свою обязанность кредитная организация уже выполнила, когда осуществила перевод на указанный счет, а средства уже зачислились.

Как правило, банки достаточно лояльно относятся к подобной ошибке и исправляют ее по первому же требованию. Но даже если организация откажется это сделать, самое главное – убедиться в том, что письмо дошло до банка, а он ответил отказом. Таким образом, наличие письменного ответа представителей кредитной организации – это основная цель написания письма об уточнении. Если же банк игнорирует просьбу, нужно добиться письменного отказа. А в случае, когда кредитная организация отказывается принимать документ, его отправляют по почте заказным письмом. Уведомление о вручении хранят вплоть до полного разрешения ситуации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В любом случае важно проконтролировать, что банк действительно удовлетворил просьбу и внес соответствующую поправку. Для этого компания имеет право запросить выписку по счету – в большинстве случаев такая процедура платная (стоимость по тарифам банка).

Аргументы на случай спора

Спор может возникнуть не только между вашей компанией и контрагентом, но также и в связи с налоговыми проверками. В этом случае лучше заранее подготовиться к защите своей позиции, для чего можно воспользоваться такими законными аргументами:

1. Прежде всего, нужно заявить о том, что платежное поручение относится к документам строгой отчетности, а значит, никакие исправления в нем не допускаются. Соответственно, поскольку банк уже перевел средства, иначе как запустить процедуру уточнения назначения платеж, вы ничего сделать не могли.
2. Аналогично – никаких исправлений или зачеркиваний в кассовых и банковских документах также не допускается.
3. Банки не могут вмешиваться в процедуру, поскольку уполномочены осуществлять только перевод и прочие виды финансовых услуг в соответствии с договором.
4. Возобновить обязательство, которое было прекращено, также невозможно. Имеется в виду, что если вы уже направили средства за приобретенные товары или услуги, то обязательство оплаты формально прекращается. А потом, когда вы пожелаете изменить назначение и согласуете это с контрагентом, то обязательство оплатить товар как бы становится неисполненным (потому что деньги ушли на другую цель). Но обязательство фактически уже состоялось – следовательно, прекратить его уже никак невозможно.

Таким образом, несмотря на отсутствие законодательно установленной процедуры уточнения  и образца соответствующего письма, на практике подобный вопрос решается довольно просто – важно только уведомить все заинтересованные стороны и получить их письменное согласие.

Поделиться ссылкой: