Нужна бесплатная
консультация
юриста?
Москва и московская область
8(499)653-74-56
Бесплатно по России
8(800)500-27-29 доб.899

Журнал учета трудовых книжек

Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Какие движения нужно учитывать

Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован. Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):

  • ООО;
  • ПАО;
  • ИП;
  • общественные объединения и религиозные организации, являющиеся официальными работодателями по отношению к наемным работникам.

Конкретные учетные операции представляют собой не только все физические передвижения сотрудников, но также любые изменения (записи), касающиеся этих документов:

  1. Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
  2. Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
  3. Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
  4. Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
  5. Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
  6. Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.

При этом стоит отметить, что как такового понятия «движение трудовых книжек» в законодательстве не существует, поэтому на практике в книге учета отражаются любые операции с этими документами:

  • регистрации;
  • прием документа;
  • выдача на руки сотруднику;
  • отражение факта перемещения;
  • отражение факта хранения.

Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее. В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п.

Книга учета: внешний вид

Сама книга учета представляет собой брошюру из 64 страниц (32 листов) формата, близкого к А4, но не идентичного ему (28,8 см в длину и 21,0 см в ширину). Исполняется в большинстве случаев в мягком переплете в картонной оболочке, стилизованной под золотистый оттенок.

Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы. Средняя стоимость (актуально на сентябрь 2017 года) порядка 250-350 рублей. Варианты цветового исполнения могут быть разными – несколько наиболее распространенных представлены на рисунке.

Как заполнить книгу: образец

В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:

  1. Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
  2. Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
  3. ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
  4. Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
  5. Должность сотрудника, на которого ведется документ.
  6. Наименование организации и отдела (при наличии).
  7. Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
  8. Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
  9. Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
  10. Дата выдачи (если работник увольняется).
  11. Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).

Если работник приходит с трудовой книжкой с вкладышем из другой фирмы, то регистрируется только его книжка. Таким образом, заводить отдельную строчку для вкладыша не предусмотрено.

Образец заполнения

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если книжку принимает иное лицо, оно дополнительно указывает, кем приходится уволенному (например, жена). Если гражданин действует по доверенности, он вписывает название, номер доверенности и дату ее оформления.

Титульный лист

Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:

  1. В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич. Образец заполнения титульного листа
  2. Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
  3. Даты начала и окончания ведения.
  4. Общее количество внесенных записей.
  5. Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.

Последняя страница

Форма последней страницы также унифицирована:

  1. Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
  2. На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.

Оформление последней страницы

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Книга ведется в течение всего времени, пока не будет заполнена полностью. Нет необходимости менять ее каждый новый год.

Требования к хранению и оформлению журнала

Как таковых правил оформления книги не разработано. Тем не менее, нужно придерживаться нескольких требований, соблюдение которых обычно контролируется трудовыми инспекторами и другими проверяющими сотрудниками:

  1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
  2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
  3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).

Подробнее о ведении и хранении документа:

Ответственность за нарушение требований

Поскольку каждый работодатель должен вести книгу в обязательном порядке, трудовые инспекторы уделяют достаточно много внимания правильности заполнения формы. Как показывает опыт, инспекторы нередко могут предъявить претензию даже к тому, что на книге учета движения трудовых книжек отсутствует пломба. Один из распространенных примеров постановки пломбы показан на фото.

Пример установки пломбы

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Концы веревки после шнурования выходят за пределы пломбы на 7-10 см. Это необязательное требование, хотя на практике принято делать именно так в силу удобства. Формальных претензий к подобному способу пломбирования инспектор предъявить не может, поскольку правила или иные регламенты, определяющие эту процедуру, отсутствуют.

Если пломба отсутствует или документ ведется некорректно, содержатся неточности, описки, не все операции отражены в книге, ответственность определяется статьей 5.27 Кодексом об административных правонарушениях (суммы штрафов представлены в рублях).

сумма штрафа минимальный размер максимальный размер
на должностное лицо 500 5 000
на ИП или юридическое лицо 30 000 50 000

Как поставить пломбу

Опломбировка – очень важный процесс с точки зрения сохранности документа, а также – соблюдения норм трудовой инспекции. Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером (8 цифр). Средняя стоимость 50-70 рублей (актуально на сентябрь 2017 года). Размер изделия 25*70 мм, имеет золотой оттенок. Производится из ПВХ, имеет специальный слой, пропитанный клеем.

Образец пломбы на журнал учета трудовых книжек

При любой попытке сорвать пломбу она разрушается из-за того, что остается слой со словом «VOID», как показано на рисунке.

Процесс пломбирования

Последовательность работы следующая:

  1. Сначала нужно сделать отверстия для сшивания (в большинстве случаев книги поступают уже с готовыми отверстиями).
  2. Далее нужно сшить книгу и оставить свободные концы шнуры (каждый по 7-10 см).
  3. После этого достать пломбу из упаковки и осторожно снять с нее слой.
  4. Аккуратно расположить шнуры так, чтобы они были плоскими и не запутались. Также не следует складывать их слишком близко.
  5. Наклеить поверх них пломбу.
  6. Номер пломбы обязательно указать в соответствующем поле.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Именно отсутствие в книге учета пломбы является самым распространенным нарушением, которое обнаруживают инспекторы при контроле движения трудовых книжек. Поэтому подобное условие игнорировать недопустимо.

Комментарии
  1. Сергей1207

    Казалось бы какая мелочь и формальность -правильное оформление и скрупулезное ведение журнала учета трудовых книжек. Но одна моя хорошая знакомая, которой повезло устроиться в солидную компанию с иностранными акционерам в отдел кадров, испортила себе карьеру и дальнейшую жизнь именно благодаря тому, что не смогла обеспечить контроль и учет трудовых книжек сотрудников. Начальник отдела кадров доверял ей как своей и не особо контролировал это направление , барышня творила что хотела. Пока дела шли хорошо, компания быстро развивалась, набирались новые люди, никаких проблем в кадровых вопросах не было, на небольшие недочеты не обращали внимание. А вот когда наступил кризис и стало необходимо увольнять людей, проверки стали выявлять «бардак» в ведении документооборота, и в том числе трудовых книжек и записей в них. Барышне пришлось со скандалом увольняться из компании , не по своей воле. Учет и контроль -главное , что требуется в работе кадровых работников.

  2. Елена

    когда работала кадровиком тоже вела контроль и учет трудовых книжек. И в рукописном варианте и тоже самое дублировала на компьютере. Там все быстрее и удобнее, всегда информацию можно скопировать на флешку, когда надо было с директором обговорить какие то кадровые изменения. Не знаю сколько еще будут актуальны трудовые книжки, как бумажный носитель, т.к. в статистику , ПФР, налоговые сдаются тоже такие данные о работающих сотрудников, но пока они живы — конечно учитывать все это надо строго.

  3. Юля

    Я главный специалист — эксперт (по кадрам)
    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть:
    1) пронумерована,
    2) прошнурована,
    3) заверена подписью руководителя организации,
    4) скреплена сургучной печатью или опломбирована.

  4. Nastya13

    Всегда нужно тщательно относиться к документам, а к их правильному оформлению тем более. Одному моему знакомому неправильно записали фамилию в трудовой книге, вместо одной буквы «н» написали две. Он работал много лет, и даже никогда и мысли не пришло что там что-то не верно, но когда пришлось оформлять документы на пенсию, это вызвало кучу проблем, так как в паспорте одна фамилия, а в трудовой, как оказалось, совсем другая. Но хорошо то, что все хорошо закончилось.

  5. андрей

    Во время службы в вооруженных силах был у меня в свое время один случай: пришел к нам на должность начальника отдела кадров молоденький офицер. Амбиций много , знаний тоже а педантичности ноль. Если в компьютере худо -бедно можно было что то разобрать то в бумажных делах наступил полнейший завал! А тут по закону подлости проверка армейская нагрянула! Ну и полетели головы вместе с фуражками! Это все я говорю к тому что в кадровом делопроизводстве должны сидеть люди педанты до мозга костей, у которых любая бумажка должна лежать на своем месте! Тогда все будет находится и решатся без всяких проблем!

  6. Юлия

    Работала кадровиком два года. У нас в качестве учёта была обычная широкоформатная тетрадь, в которой мы отмечали дату прибытия и убытия трудовой книжки из организации (под роспись). Вообще особо не заморачивались по поводу ведения этого достаточно важного документа.

  7. Южи

    Я даже не знала о существовании данной книги учета. Но оно мне наверно и не надо, в связи с тем, что я не кадровик. Тем не менее существование данной документации меня порадовало, так как где где а в отделе кадров должен быть полный порядок. А особенно в делах, касающихся трудовых книжек.

Добавить комментарий