Письмо напоминание

Письмо-напоминание составляется в разных ситуациях, однако главная цель документа – уведомление партнера о наступлении важных событий, необходимости исполнения им своих обязательств. При этом составление документа в первую очередь полезно для компании-отправителя. Именно напоминание послужит одним из основных доказательств того, что юридическое лицо предприняло все меры для разрешения разногласий мирным путем, но бездействие второй стороны вынудило его обратиться в суд.

Ссылка	Образец	Описание
Скачать образец письма-напоминания о выполнении обязательств (word)		Это наиболее распространенный вид писем-напоминаний. Составителю следует прописать конкретные пункты договора и конкретные меры ответственности, которые понесет партнер в случае уклонения от обязательств.
Скачать образец письма-напоминания о перечислении оплаты (word)		Еще одна разновидность письма напоминания о выполнении обязательств. В таком письме важно не только сослаться на заключенный договор, но и указать конкретные сроки и конкретную сумму, которую контрагент должен перечислить в пользу отправителя.
Скачать образец письма-напоминания об условиях акции (word)]		Нередко компании проводят различные акции для постоянных и новых клиентов. Однако партнеры могут «забыть» и не принимать в них участия, поэтому в письме необходимо напомнить о конкурсе, акции или других ожидающихся мероприятиях.
Скачать образец письма-напоминания о предложении сотрудничества (word)		По сути, это «замаскированное» коммерческое предложение. Однако напоминание часто направляют после первого письма, чтобы напомнить о себе и создать информационный повод для дальнейшего общения. Данный вид писем напоминаний имеет наибольший креативный потенциал – оно должно быть составлено оригинально и ярко, чтобы сразу увлечь получателя.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Ранее мы приводили примеры составления деловых писем, ознакомиться с их образцами вы можете тут.

Назначение письма-напоминания

Отправка письма напоминания может быть связано со следующими причинами, например:

о ранее высланном коммерческом предложении;
о выполнении обязательств в соответствии с договором, дополнительным соглашением, другими документами;
о поставке товаров, выполнении услуги;
о денежном переводе в оговоренные сроки;
о наступлении важного мероприятия;
о начале или продолжении проведения переговоров и др.

Письмо может быть составлено любым уполномоченным на то сотрудником в соответствии со сложившейся системой иерархии. Например, напоминание на имя главного директора корректно отправить также от руководителя компании. Письмо в адрес бухгалтерии о выставлении счета можно направить бухгалтеру, напоминание об ответе на коммерческое предложение – менеджеру по продажам и т.п.

Образец письма напоминания и правила составления

Структура письма-напоминания достаточно простая – она включает в себя такие разделы:

Наименование отправителя – название, адрес, контактные данные организации, а также ФИО и должность сотрудника, действующего от имени компании. Номер и дата документа в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Наименование получателя – должность, ФИО, название компании.
Название документа – например: «Напоминание о перечислении оплаты товара по договору поставки».
Собственно текст письма. Здесь важно коротко описать ситуацию, сослаться на текст заключенного соглашения, при необходимости – на законодательные нормы. Отправитель указывает на то, что его компания уже выполнила взятые обязательства, поэтому ожидает перевода средств или исполнения других шагов.
При необходимости в конце письма указывают на возможную необходимость обращения в суд, если получатель проигнорирует обращение.
В конце ставится дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы, должность), печать компании.

Письмо с напоминанием можно составить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. При оформлении можно ориентироваться на такой образец.

Письмо-напоминание следует составить в 2 одинаковых оригинальных экземплярах – один отправляется получателю, другой остается у отправителя. Его нужно сохранить в качестве дополнительного доказательства на случай возможных судебных разбирательств.

На что обратить внимание при составлении письма с напоминанием

Вне зависимости от цели составления напоминания отправитель должен добиться своей цели, т.е. привлечь внимание заочного собеседника и замотивировать его на выполнение нужных действий. Для этого следует придерживаться общих правил:

Писать кратко и информативно – все письмо должно занять 2-3 абзаца, максимум 1 страницу.
Четко обосновать необходимость действий, сославшись на конкретный пункт договора или законодательные нормы.
Четко описать желаемые действия – поставить товар в течение 1 месяца и т.п.
Ясно дать понять, что при игнорировании письма компания подаст исковое заявление с требованием компенсации возникшего ущерба.

Порядок отправки и срок ответа

Руководитель и другие уполномоченные сотрудники организации самостоятельно определяют форму, порядок составления и отправки письма. Сделать это можно:

по электронной почте;
по Почте России;
через курьера, частную службу доставки;
по факсу.

Предпочтительнее всего направить напоминание в виде физического письма, которое можно вручить лично в руки руководителю, его заместителю или секретарю. В таком случае у отправителя на руках останется уведомление о вручении – дополнительное доказательство того, что сторона пыталась урегулировать разногласия в досудебном порядке.

Конкретные сроки ответа на письмо-напоминание не установлены за исключением тех случаев, когда они прямо прописаны в договоре. Поэтому организации должны исходить из общепринятых традиций, сложившихся в деловой практике: компания отвечает на письмо в пределах 1-2 рабочих недель (максимум 30 календарных дней с момента получения).

При этом отправитель может сам установить срок ответа, определи его так: «Ожидаем вашего ответа в течение 10 рабочих дней, после чего будем вынуждены обратиться в судебную инстанцию для восстановления своих прав».

Поделиться ссылкой:

Оцените статью

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...