Образец должностной инструкции секретаря

Главная функция должностной инструкции – четко определить круг обязанностей работника, что соответствует интересам обеих сторон:

Работник заранее может оценить свои силы, изучить свои полномочия, сферу ответственности, требования к знаниям и умениями, чтобы понять, подойдет ли он на эту позицию или нет.
Работодатель получает юридическое право требовать полного исполнения инструкции, а при недостаточно хорошей работе либо при уклонении от обязанностей компания вправе привлекать такого сотрудника к мерам дисциплинарной ответственности.

Скачать образец должностной инструкции секретаря (word)

В большинстве случаев статус работника в должностной инструкции определяется как секретарь либо:

делопроизводитель;
помощник;
ассистент;
личный секретарь;
личный помощник;
начальник/руководитель отдела секретариата (в крупных компаниях).

С точки зрения названий должности между всеми этими позициями нет каких-либо принципиальных отличий. Однако как руководителю, так и самому секретарю важно понимать, какой именно круг обязанностей должен исполнять сотрудник:

только профессиональные задачи;
как профессиональные задачи, так и личные просьбы руководителя.

В первом случае сотрудника логично называть секретарем, а во втором – личным помощником руководителя. Чтобы на практике не возникло недопонимания, при составлении должностной инструкции лучше сразу прописать, что работник периодически должен исполнять и личные поручения. Это может быть доставка вещей в химчистку, приобретение сувениров, представительские расходы и многое другое.

Правила составления и образец должностной инструкции для секретаря

Поскольку должностная инструкция секретаря непосредственно описывает основные обязанности работника, а также дает право требовать их исполнения либо привлекать к ответственности за ненадлежащую работу, к составлению документа не стоит относиться формально.

Общие положения

В начале ставится виза руководителя об утверждении инструкции (об этом также можно издать отдельный приказ), приводится название компании и дата утверждения документа. Сама инструкция должностная инструкция секретаря начинается с общего описания:

Назначение и краткое содержание документа.
Официальное название должности – «секретарь», «помощник руководителя» и т.п.
Требования к уровню знаний и практических навыков работника, в том числе уровню образования и конкретным умениям.
Уровень владения ПК в целом и конкретными программами.
Уровень знания иностранного языка при необходимости.
Пожелания к психологическим качествам, чертам характера.

Права, обязанности и ответственность

Именно этот пункт является основным. Здесь конкретно формулируются функции (обязанности) секретаря, его права (полномочия), а также ответственность (случаи наступления и возможные меры).

обязанности	общие обязанности – обеспечение бесперебойной работы офиса, выполнение задач, поставленных руководителем; полная организация командировок руководства; составление и коррекция графиков деловых мероприятий; информационные обязанности – доведение распоряжений руководства до сведения всех подчиненных лиц; контроль за исполнением отдельных поручений; приобретение канцелярских принадлежностей; прием и отправка корреспонденции, написание некоторых писем; прием сотрудников, формирование очереди по записи; прием клиентов, партнеров и др.
права	требовать выполнения трудового договора (условия труда, график, оплата и т.п.); выдвигать собственные предложения по совершенствованию рабочего процесса; проходить курсы повышения квалификации, тренинги и т.п.
ответственность	дисциплинарная ответственность, строго в соответствии с законодательством РФ в случаях: недостаточно качественного исполнения обязанностей; прямого уклонения от выполнения обязанностей; нарушения трудовой дисциплины, субординации и т.п.

Условия работы и прочие положения

В отдельный пункт можно выделить условия работы, которые дублируются в трудовом договоре либо в принятых правилах трудового распорядка. Это график, продолжительность рабочего дня, возможные переработки и их оплата, работа в выходные дни и т.п. Также в этом пункте прописывают, что секретарь периодически будет совершать служебные поездки (командировки) в соответствии с распоряжением руководителя – как в пределах своего региона, так и в другие субъекты РФ и/или за рубеж.

В конце текста работник ставит подпись, расшифровку подписи и дату. Дополнительную отметку делает и начальник отдела кадров (при необходимости).

Порядок ознакомления с должностной инструкцией секретаря

Конкретного порядка ознакомления с должностной инструкцией для секретаря в законодательстве не предусмотрено. Однако в большинстве случаев работник ознакамливается с текстом и подписывает документ в первый же день своего трудоустройства наряду с другими бумагами:

заявлением о приеме на работу;
трудовым договором;
актами о внутреннем распорядке;
актами о соблюдении техники безопасности;
инструктажами и т.п.

После ознакомления в конце документа работник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилию, инициалы) и дату. Подпись означает не только ознакомление с текстом, но и полное принятие всех условий, согласие с каждым пунктом. Отметку о подписи также нужно сделать и в журнале регистрации внутренних документов. Один из экземпляров подписанной должностной инструкции секретаря хранится в отделе кадров, другой – непосредственно на рабочем месте сотрудника.

Поделиться ссылкой:

Оцените статью

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...