Нужна бесплатная
консультация
юриста?
Бесплатно по России

Что такое инвойс

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

Пустой бланк инвойса (word)

Образец заполнения инвойса (word)

Отечественные аналоги

В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:

  1. Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
  2. Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).

Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.

Основное назначение состоит в следующем:

  1. Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
  2. Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
  3. Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.

Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.

Образец 2024 г.

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

  1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
  2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
  3. Информация о государствах:
  • из которого были отправлены товары (export);
  • в котором они были произведены (manufacture);
  • и в которое их предполагается доставить (destination).
  1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

Инфойс

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта. Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах). По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

  1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
  2. Описание каждого товара:
  • наименование;
  • количество и единицы измерения;
  • область применения;
  • вес;
  • габариты;
  • материал изготовления;
  • стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
  • общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).
  1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
  2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
  3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Образец заполнения

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Пустой бланк

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Образцы инфойсов

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

1 сопровождает посылку (укладывается внутрь)
2 отгрузочный – в отдельный карман вместе с транспортной накладной
3 остается у продавца (отечественная компания)
4 отправляется покупателю (зарубежная компания)
5 сопровождают груз и остаются у перевозчика
6

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме. Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом. Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.

биологические образцы обязательно указываются:

  • происхождение образцов – например, биоматериал человека (ткань, орган) животного, семенной материал растений, штамм микроорганизмов и т.п.;
  • цель транспортировки – например, для проведения дополнительных лабораторных исследований;
  • предельные сроки хранения;
  • способ перевозки (например, во льду, в жидком азоте и т.п.).
любые химические вещества
  • приводится и название вещества, и его подробное описание (формула, концентрация, масса, физическое состояние – жидкость, твердое, газообразное), назначение;
  • также прилагается заявление TSCA о полном соответствии вещества нормам безопасности.

 

сложносоставные товары любой составной товар описывается с перечислением каждой части; например, часы в общем виде следует расписать так:

  • корпус;
  • механизм;
  • гальванический элемент.
подарки
  • подробное описание, стоимость изделий; в большинстве случаев есть верхние ограничения по стоимости, при нарушении которых оплачиваются дополнительные таможенные пошлины;
  • в транспортной накладной прописывают: «Unsolicited gift»
изделия текстильные прописывается:

  • состав и процентное соотношение всех компонентов;
  • способ плетения (тканное или вязаное изделие);
  • в случае с образцами тканей дополнительно указывают: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE»

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Видео комментарий по теме:

Поделиться ссылкой:

Оцените статью
(5 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Комментарии
  1. Алена

    Я сталкивалась с ситуацией когда инвойс заключали покупатели с предпринимателем ,подчеркну не с продавцом ,а именно с предпринимателем .Для гарантии качества товара и во избежание недопонимания .

  2. Анатолий

    Я работал на предприятии химической промышленности, к нам нередко приходили инвойсы от предприятий из-за рубежа. Чаще всего давали перевод как счёт-фактура. Главный момент — это конечно корректное описание товара. В нашем случае это были достаточно подробные характеристики физических и химических свойств продуктов (химикатов), количество, условия транспортировки и хранения. Обязательно прилагались разрешительные документы и документы о полном соответствии вещества международным нормам безопасности.

  3. Евгений Т

    Хорошая подробная статья по инвойсу, Очень полезно было почитать всё по делу и ничего лишнего, спасибо большое за образцы бланков заполнения инвойса. Статья понравилась.

  4. Гузель

    Спасибо за статью! Я раньше никогда не слышала про инвайс, но оказывается нередко пользовалась. Она ведь практически приравнена к счёт-фактуре. И образцы бланков очень пригодились, больше спасибо. Будем пользоваться.

  5. Ольга

    Никогда прежде не слышала о таком понятии, как «инвойс». Было интересно и полезно почитать. Согласна, что корректное оформление документов имеет огромное значение. Особенно, когда имеешь дело с иностранными предприятиями. Здесь еще очень важен технически правильный перевод. Очень здорово, что даже образцы документов есть.

  6. Лина Сычева

    Наконец-то я могу же видеть такой инвойс бланк. жаль, что такого же маловато сейчас. вы просто лучшие. обязательно добавлю ваш сайт в закладки, может тут что-то еще есть

  7. Катя

    В настоящее время,очень много крупных отечественных компаний сотрудничают с зарубежными фирмами. В связи с этим они обязаны уметь правильно заполнять инвойс и чётко понимать какая информация должна в нем присутствовать. Поэтому данная статья полезна инвесторам и предпринимателям

  8. Роман

    Данная статья отлично подходит для ознакомления с инвойсом. От себя добавлю что есть одни момент, а именно если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.

  9. Василий

    Спасибо большое за такую развёрнутую и содеожательную статью. Пожалуй, это лучший мателиал на тему, как правильно оформить инвойс, который я находил. Всем рекомендую!

  10. Степан

    Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках. Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро.

  11. Вазген

    Никогда раньше не приходилось встречать такой юридический документ как инвойс. Это и не странно ведь я не продаю свои товары зарубеж. Для личного опыта очень интересно было ознакомится. Ведь один этот инвойс способен заменить такие документы как счет-фактура и счет-оплата.

Добавить комментарий