Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

В некоторых случаях сотруднику может пригодиться копия трудовой книжки, для чего он должен обязательно написать заявление на выдачу. Образец заявления, процедура его написания и выдачи документа – обо всем этом прямо сейчас.

 Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (word)

 Пустой бланк (word)

Когда может понадобится

Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).

Она понадобиться, когда нужно доказать свой суммарный стаж, профессиональный опыт, срок пребывания на данном месте работы, а также подтвердить факт того, что сотрудник действительно трудоустроен официально и работает до сих пор. Обычно это требуется в таких случаях:

1. Оформление кредита на небольшую сумму (как правило, но 10 млн рублей).
2. Трудоустройство по совместительству.
3. Обращение в посольство.
4. Оформление пособия, в том числе пенсии по возрасту.
5. В редких случаях она может пригодиться, если нужно восстановить какой-то утерянный документ.

Формально работник в своем заявлении на выдачу не обязан сообщать работодателю конкретную причину, которая побудила его получить копию трудовой книжки. Поэтому не стоит ограничиваться только этими причинами – на самом деле перечень возможных случаев может быть гораздо более широким.

Как получить: пошаговая инструкция

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

1. Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
2. Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
3. Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
4. В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.

Как происходит заверение

Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:

• подпись уполномоченного работника (обычно директора);
• его фамилия и инициалы;
• его должность (полное название);
• виза «копия верна»;
• синяя печать компании.

На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Многие организации, в особенности банки, предъявляют очень строгие требования к ним. Так, печать должна стоять именно на копированном поле (а не в пустых полях бумаги). А если она сделана без титульной страницы, то документ также признается недействительным.

Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.

Образец заявления 2017 — 2018

Законодательно подобный образец не утвержден. Однако на практике придерживаются простой формы, образец которой приводится ниже.

Срок действия

Действует ограниченное количество времени:

• если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи;
• если заверена нотариально – теоретически бессрочно.

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право. Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель. Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

Особенности предоставления

По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:

1. Количество не ограничено.
2. Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
3. Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
4. Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
5. Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.

Выдача на руки оригинала

Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:

• оформление определенных социальных выплат;
• оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность);
• оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях;
• при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).

Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:

1. Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
2. По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
3. Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
4. Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.

Таким образом, в случае заявление на выдачу пишется в соответствии с тем образцом, который утвержден в компании. Важно проконтролировать, чтобы все отметки стояли на документе, особенно в тех случаях, когда речь идет о предоставлении его в банк.

Поделиться ссылкой: