Электронные счета фактуры 2024

Электронные счета-фактуры ничем не отличаются от бумажной версии. Документ содержит те же данные, реквизиты, его обязательно подписывают руководители компании или их доверенные лица. Однако такой документ выставляют в электронном виде, поэтому нужно придерживаться особого порядка действий при их составлении и передаче. Правила заполнения, выставления электронных счет фактур в 2024 году, а также его преимущества и недостатки подробно описаны в статье.

Особенности выставления электронных счет фактур: последовательность действий

Перед выставлением электронной счет фактуры необходимо получить электронную подпись и выбрать оператора из утвержденного списка.

Шаг 1. Получите электронную подпись

Существует 3 разновидности электронных подписей:

1. Простая.
2. Неквалифицированная.
3. Квалифицированная.

Для подписания электронной счета-фактуры руководитель вправе использовать только последний вариант, т.е. квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в специализированном удостоверяющем центре, Это 113 организаций во всех регионах РФ, полный перечень которых можно узнать на сайте Минкомсвязи.

Перечень документов для ИП и юридических лиц представлен в таблице.

Шаг 2. Выберите оператора электронного документооборота

Передавать электронные счет-фактуры можно только с помощью определенных операторов, которые называются доверенными. Это организации, оказывающие услуги технической поддержки электронного документооборота между компаниями. Их полный перечень находится на сайте ФНС.

Шаг 3. Корректно выставьте счет

Предварительно стороны должны договориться об использовании в обороте именно электронной счет-фактуры. Дальнейшая последовательность действий такая:

1. Составьте документ максимум за 5 календарных дней с момента отгрузки или перечисления аванса.
2. Подпишите его усиленной квалифицированной подписью начальника.
3. Отправьте файл через сервис доверенного оператора.
4. Получите сообщение от оператора с подтверждением факта отправки (в нем будет указана не только дата, но и время).
5. В тот же день или в ближайший рабочий день отправьте оператору извещение о том, что подтверждение от него получено.

С этого момента считается, что счет выставлен. При этом днем выставления считается дата, обозначенная в подтверждении от оператора. В общем случае подтверждения от получателя, т.е. собственно контрагента не требуется. Однако стороны могут дополнительно договориться о том, что и покупатель будет отправлять продавцу собственное извещение о получении электронного файла.

Подробное описание порядка действий:

Электронный документ недопустимо дублировать в бумажном виде. Однако если в силу технических или иных причин невозможно переслать файл, заполнить его в специальной программе, допускается оформить обычный счет-фактуру. В таком случае он пересылается по почте, как и раньше.

Шаг 4. Отразите факт выставления в книге продаж

Оформление в книге продаж производится по обычным правилам, как и в случае бумажной версии документа. Хронологически сведения заносятся в тот же квартал, в котором произошла отгрузка ТМЦ или получение средств (аванса) за него.

Видео инструкция о практическом заполнении электронной счет фактуры в программе:

Преимущества и недостатки электронных счетов фактур

Повсеместное введение электронного документооборота заметно упрощает обмен данными между контрагентами. Это экономит не только средства компаний, предпринимателей, но и их время. Однако у электронных счетов-фактур есть и определенные недостатки. Плюсы и минусы документов описаны в таблице.

Законодательная база: образец документа

Форма, описание файла, порядок выставления электронной версии счета утвержден Приказом ФНС от 24.03.2016 ммв-7-15/155. Форма документа утверждена Постановлением Правительства №1137.

Основная часть электронной счет фактуры оформляется в виде таблицы. Перед ней необходимо указать информацию:

• номер счета или номер исправления;
• дата выставления;
• данные продавца (адрес, реквизиты, грузоотправитель и получатель);
• аналогичные данные покупателя;
• идентификатор госконтракта (при наличии).

В таблице указывают:

1. Название товара, услуги пили работы.
2. Код разновидности товара.
3. Единица измерения.
4. Количество.
5. Цена за единицу и за весь товар/услугу.
6. Величина акциза (при наличии).
7. Размер налоговой ставки.
8. Размер налога, предъявленный покупателю.
9. Суммарная стоимость товара/услуги (вместе с налогом).
10. Код страны, откуда привезен товар.
11. Номер таможенной декларации.

Подпись в документе ставит руководитель либо ИП (подпись главбуха необязательна). Вместо директора подписать счет может и его доверенное лицо. Подписание осуществляется с помощью электронной подписи.

Поделиться ссылкой: