Кратко процесс уничтожения документов с истекшим сроком хранения выглядит следующим образом:
Образцы документов, пошаговое описание процедуры и ответственность за нарушения – все это подробно описано в статье.
Перед началом уничтожения документов необходимо уточнить предельный срок их хранения. Сделать это можно в соответствии с требованиями Приказа Министерства культуры, ознакомиться с ним можно здесь.
В документе представлен исчерпывающий перечень документов и сроков их хранения. Поэтому на предварительном этапе необходимо собрать полный список бумаг, которые хранятся уже много лет, уточнить сроки их хранения, после чего принять решение, можно ли их уничтожить или нет.
Составлять список таких документов нужно очень внимательно, поскольку ликвидация старых бумаг, срок хранения формально еще не истек, может привести к негативным административным и финансовым последствиям – предупреждения от налоговой инспекции и других органов, штрафы и т.п.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения предполагает физическое уничтожение бумаг и документальное оформление процесса на каждой его стадии. При этом процедура выглядит одинаково, вне зависимости от назначения бумаг (приказов руководителя, других распорядительных документов, бухгалтерских, кадровых бумаг и т.п.). Пошаговая инструкция с описанием каждого действия и образцами соответствующих документов описана ниже.
С точки зрения сроков хранения все документы делятся на 3 группы:
Все документы последних 2 категорий подлежат включению в опись – это делается для того, чтобы исключить их случайное уничтожение. Документы с временными сроками хранения подлежат ликвидации на основании решения экспертной комиссии.
Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения проводится не по единоличному решению руководителя, а в соответствии с протоколом заседания экспертной комиссии. Она состоит из сотрудников организации и при необходимости из сторонних членов, привлеченных из других компаний. В составе комиссии обязательно должен быть председатель и несколько членов. Ими могут быть:
Комиссия создается каждый раз, когда требуется уничтожение бумаг. В некоторых случаях при больших объемах документооборота на предприятии действует постоянная комиссия. Как в том, так и в другом случае, решение о ее создании принимает руководитель, который издает соответствующий приказ.
Документ составляется в произвольной форме, в нем должна обязательно присутствовать такая информация:
В назначенное время комиссия собирается и проводит 1 или несколько заседаний. По каждому из них ответственный секретарь составляет протокол, в котором содержится информация о:
Документ также составляется в произвольном виде. Его подписывает каждый член: он ставит подпись и расшифровку (фамилия, инициалы), указывает дату.
По результату проведенной экспертизы комиссия должна составить точный перечень бумаг, которые необходимо уничтожить. Это документы, срок хранения истек по данным на 1 января текущего года.
Окончательное решение комиссии оформляется в виде акта. В документе отражают:
Образец заполнения акта об уничтожении документов представлены ниже.
Акт об уничтожении обязательно передается на подпись руководителю. Проводить собственно процедуру физического уничтожения можно только после получения визы «Утверждаю» – именно с этого момента акт вступает в силу.
Физическая процедура уничтожения документов производится с соблюдением ряда правил:
В случае с бумажными версиями документов процедура ликвидации может проводиться несколькими способами:
Электронные образцы документов уничтожаются техническими методами – форматирование базы данных, дисков с полным и безвозвратным удалением хранящейся информации. Обычно предприятия используют резчик бумаги – шредер. Однако если документы содержат очень важные данные либо их количество слишком большое, предпочтительнее воспользоваться услугами специальных компаний, проводящих профессиональное уничтожение документации.
В отношении ликвидации этих бумаг действует не только упомянутый Приказ Министерства культуры, но также ФЗ «О бухгалтерском учете».
В соответствии с этим документом все бухгалтерские бумаги можно объединить в 2 группы:
Однако эти правила действуют только для тех организаций, деятельность которых за весь период была безубыточной. Если в какой-то из периодов рентабельность была отрицательной, и этот убыток документально переносился на другие периоды, документы подлежат хранению в течение всего времени, за которое проводился перенос.
В общем виде ответственность за нарушения, связанные с процедурой уничтожения бумажных или электронных документов, прописана в ФЗ «Об архивном деле».
К случаям нарушения, в связи с которыми наступает ответственность, относятся:
Конкретные меры ответственности регулируются НК, КоАП и УК.
вид нарушения | ответственность |
---|---|
несоблюдение требований хранения, комплектации | 300-500 руб. |
грубое несоблюдение правил оформления бухотчетности | 2000-3000 руб. |
утрата первичных документов за 1 период | 10000 руб. |
утрата первичных документов за 2 и более периодов | 30000 руб. |
если уничтожение привело к снижению суммы налога | 20% от этого налога, минимум 40000 руб. |
преднамеренное сокрытие документов, уклонение от их передаче налоговой инспекции | штраф от 100000 руб. или исправительные/принудительные работы до 24 мес. или заключение на тот же срок |
Не азартные игры – сообщество в телеграм, которое посвящено заработку на торговле криптовалютой. У канала…
Sheikh Announcement – это канал в телеграм для заработка на майнинге. Канал был создан не…
Esperio (Эсперио) — биржа, которую используют более 10 тысяч людей по всему миру. В ее…
Bcsfx24 trading platform (trades bcsfx24 org) — очередная "профессиональная" инвестиционная платформа. Команда опытных разработчиков спешит…
Изучение проекта Dm Sedra Pro что за сайт, и какие условия предлагает, показывает ряд противоречивых…
Fiorqomfar — брокер, открывающий доступ к рынкам металлов, сырьевой продукции, крипты, акций и других инструментов.…