БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ

Тел. +7 (499) 110-74-89 Москва Тел. +7 (812) 317-78-95 Санкт-Петербург

Нужна бесплатная
консультация
юриста?
Москва и московская область

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Кратко процесс уничтожения документов с истекшим сроком хранения выглядит следующим образом:

  1. Перед уничтожением документов необходимо убедиться в том, что их срок хранения истек.
  2. После этого руководитель созывает специальную экспертную комиссию из числа сотрудников предприятия.
  3. По результату заседания она принимает решение об уничтожении и составляет соответствующий акт.

Образцы документов, пошаговое описание процедуры и ответственность за нарушения – все это подробно описано в статье.

Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения (word)

Скачать заполненный образец акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения (word)

Содержание

Законодательная база

Перед началом уничтожения документов необходимо уточнить предельный срок их хранения. Сделать это можно в соответствии с требованиями Приказа Министерства культуры, ознакомиться с ним можно здесь.

В документе представлен исчерпывающий перечень документов и сроков их хранения. Поэтому на предварительном этапе необходимо собрать полный список бумаг, которые хранятся уже много лет, уточнить сроки их хранения, после чего принять решение, можно ли их уничтожить или нет.

Составлять список таких документов нужно очень внимательно, поскольку ликвидация старых бумаг, срок хранения формально еще не истек, может привести к негативным административным и финансовым последствиям – предупреждения от налоговой инспекции и других органов, штрафы и т.п.

Процедура уничтожения

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения предполагает физическое уничтожение бумаг и документальное оформление процесса на каждой его стадии. При этом процедура выглядит одинаково, вне зависимости от назначения бумаг (приказов руководителя, других распорядительных документов, бухгалтерских, кадровых бумаг и т.п.). Пошаговая инструкция с описанием каждого действия и образцами соответствующих документов описана ниже.

Шаг 1. Классифицируйте документы

С точки зрения сроков хранения все документы делятся на 3 группы:

  1. Временного хранения.
  2. Длительного.
  3. Постоянного.

Все документы последних 2 категорий подлежат включению в опись – это делается для того, чтобы исключить их случайное уничтожение. Документы с временными сроками хранения подлежат ликвидации на основании решения экспертной комиссии.

Шаг 2. Сформируйте экспертную комиссию

Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения проводится не по единоличному решению руководителя, а в соответствии с протоколом заседания экспертной комиссии. Она состоит из сотрудников организации и при необходимости из сторонних членов, привлеченных из других компаний. В составе комиссии обязательно должен быть председатель и несколько членов. Ими могут быть:

  • представитель администрации компании/структурного подразделения;
  • архивист;
  • делопроизводитель;
  • главный бухгалтер;
  • представитель отдела кадров;
  • секретарь/помощник руководителя;
  • представитель юридического отдела компании.

Шаг 3. Оформите приказ о создании комиссии: образец

Комиссия создается каждый раз, когда требуется уничтожение бумаг. В некоторых случаях при больших объемах документооборота на предприятии действует постоянная комиссия. Как в том, так и в другом случае, решение о ее создании принимает руководитель, который издает соответствующий приказ.

Документ составляется в произвольной форме, в нем должна обязательно присутствовать такая информация:

  1. Название компании.
  2. Дата и место составления документа.
  3. Состав комиссии – ФИО, должности председателя и каждого члена.
  4. Требования к их работе – проведение экспертизы документов в установленный срок.
  5. Дата, подпись, расшифровка подписи, печать.

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценностей документов

Шаг 4. Оформите протокол заседания и акт об уничтожении

В назначенное время комиссия собирается и проводит 1 или несколько заседаний. По каждому из них ответственный секретарь составляет протокол, в котором содержится информация о:

  • дате заседания;
  • повестке дня;
  • составе присутствовавших;
  • принятом решении по каждому вопросу.

Документ также составляется в произвольном виде. Его подписывает каждый член: он ставит подпись и расшифровку (фамилия, инициалы), указывает дату.

По результату проведенной экспертизы комиссия должна составить точный перечень бумаг, которые необходимо уничтожить. Это документы, срок хранения истек по данным на 1 января текущего года.

Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Например, если документ был издан в октябре 2015 года и должен храниться минимум 4 года, его можно будет уничтожить не в 2019, а только в 2020 г. (по данным на 1 января этого года).

Образец акта об уничтожении документов

Окончательное решение комиссии оформляется в виде акта. В документе отражают:

  • номер акта, место и дату его составления;
  • обоснование процедуры уничтожения;
  • название документа;
  • крайний срок (дата) его хранения;
  • индекс в соответствии с принятой номенклатурой;
  • сроки хранения;
  • физический или другой способ уничтожения
  • примечания – при необходимости.

Образец акта об уничтожении документов

Образец заполнения акта об уничтожении документов представлены ниже.

Образец акта об уничтожении документов

Акт об уничтожении обязательно передается на подпись руководителю. Проводить собственно процедуру физического уничтожения можно только после получения визы «Утверждаю» – именно с этого момента акт вступает в силу.

Шаг 5. Уничтожьте документы: способы ликвидации бумаг

Физическая процедура уничтожения документов производится с соблюдением ряда правил:

  1. Уничтожаются не только оригиналы, но и все копии документов.
  2. Процедура уничтожения должна проводиться таким образом, чтобы исключить утечку информации, в том числе персональных данных, коммерческой тайны и т.п.
  3. Если срок документа истек, однако он может фигурировать в предстоящем судебном деле или другом важном процессе, бумагу лучше оставить на дальнейшее хранение.

В случае с бумажными версиями документов процедура ликвидации может проводиться несколькими способами:

  1. С помощью резки шредером.

  1. Химическим способом с помощью специальных реактивов.
  2. Сжиганием.

Уничтожение электронных копий документов в истекшим сроком хранения

Электронные образцы документов уничтожаются техническими методами – форматирование базы данных, дисков с полным и безвозвратным удалением хранящейся информации. Обычно предприятия используют резчик бумаги – шредер. Однако если документы содержат очень важные данные либо их количество слишком большое, предпочтительнее воспользоваться услугами специальных компаний, проводящих профессиональное уничтожение документации.

Уничтожение бухгалтерских документов

В отношении ликвидации этих бумаг действует не только упомянутый Приказ Министерства культуры, но также ФЗ «О бухгалтерском учете».

В соответствии с этим документом все бухгалтерские бумаги можно объединить в 2 группы:

  1. Документы, которые необходимы для налогового учета, хранятся в течение минимум 4 лет.
  2. Прочие первичные документы, например, различные накладные, акты, хранятся минимум 5 лет или больше.

уничтожение бухгалтерских документов

Однако эти правила действуют только для тех организаций, деятельность которых за весь период была безубыточной. Если в какой-то из периодов рентабельность была отрицательной, и этот убыток документально переносился на другие периоды, документы подлежат хранению в течение всего времени, за которое проводился перенос.

НК РФ статья 283 перенос убытков на будущее

Ответственность за ненадлежащее уничтожение документов

В общем виде ответственность за нарушения, связанные с процедурой уничтожения бумажных или электронных документов, прописана в ФЗ «Об архивном деле».

ФЗ 25 об архивном деле

К случаям нарушения, в связи с которыми наступает ответственность, относятся:

  1. Неправомерная процедура ликвидации (например, сроки хранения еще не истекли).
  2. Потеря бумаг, срок действия которых не истек.
  3. Нарушение требований по комплектованию, классификации и т.п.
  4. Нарушение условий хранения.

Конкретные меры ответственности регулируются НК, КоАП и УК.

вид нарушения ответственность
несоблюдение требований хранения, комплектации 300-500 руб.
грубое несоблюдение правил оформления бухотчетности 2000-3000 руб.
утрата первичных документов за 1 период 10000 руб.
утрата первичных документов за 2 и более периодов 30000 руб.
если уничтожение привело к снижению суммы налога 20% от этого налога, минимум 40000 руб.
преднамеренное сокрытие документов, уклонение от их передаче налоговой инспекции штраф от 100000 руб. или исправительные/принудительные работы до 24 мес. или заключение на тот же срок

 

Поделиться ссылкой:

Оцените статью

Загрузка...
Добавить комментарий