Разнообразные концепции тайм-менеджмента сводятся к разделению рабочего времени на время работы и простоя, поэтому при учете хронометража в образце заполнения всегда отмечаются эти разделы. Как вести документ, а так же готовый пример оформления – все это подробно описано в статье.
Пример заполненного хронометража (word)
Основные задачи
Само слово буквально означает «измерение времени». Буквально следует понимать, что – это и процесс отслеживания занятий сотрудников, планирования рабочего времени, и соответствующий документ, где фиксируются эти сведения (образец заполнения приводится в соответствующем разделе).
Основные задачи изучения организации рабочего времени в компании следующие:
- Анализ эффективности труда сотрудников: максимальные часы загрузки, общее время простоя, производительность труда с точки зрения выработки времени и т.п.
- Оценка загруженности оборудования, времени простоя.
- Разработка рекомендации по экономии ресурсов (электроэнергия и др.).
- Общая оценка эффективности труда с точки зрения ресурса времени, а также оценка по отдельным сотрудникам (при необходимости).
Таким образом – это процедура инвентаризации рабочего времени, и образец заполнения соответствующего документа должен учитывать особенности конкретной компании.
Организация учета времени: пошаговая инструкция
Чтобы организовать качественный учет времени, следует учесть несколько особенностей:
- Критерии измерения эффективности, производительности труда.
- Анализ особенностей распределения времени в работе конкретных сотрудников и по отделам в целом (с учетом их специфики).
- Организация сбора статистических данных по каждому сотруднику или по отделам (если речь идет о крупных предприятиях).
- Подготовка единых форм отчетности, а также разработка единого бланка для заполнения.
Таким образом, речь идет о том, что предприятие должно обеспечить качественный сбор информации о том, кто и как проводит свое время на работе, а также создать конкретные формы для сбора данных и составления итоговой отчетности.
Соответственно, в общем случае эта работа состоит из следующих этапов:
- Разработка критериев для оценки эффективности проведенного рабочего времени.
- Сбор статистических данных по каждому отделу и конкретным сотрудникам.
- Анализ этих данных, заполнение заранее подготовленных отчетных документов.
- Составление рекомендаций по улучшению организации рабочего времени.
Подобную схему можно считать упрощенной. Если представить организацию измерения рабочего времени более детально, картина будет выглядеть примерно так.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не обязывает предприятие использовать конкретные образцы документов, поэтому руководство вправе предложить использовать собственные формы отчетности.
Хронометраж: образец заполнения
Как правило в нем указываются следующие данные:
- Дата измерения.
- Объект измерения – т.е. описание конкретного действия сотрудника, которое он обычно проводит в рамках исполнения своих обязанностей. Это может быть, например, общение по телефону, составление коммерческих предложений, работа с документами. Также обязательному учету подлежат все перерывы, которыми сотрудник фактически воспользовался.
- Основное внимание уделяется длительности того или иного этапа – обычно указывают количество часов и минут, реже – с точностью до секунды. Подобная точность может понадобиться, например, сотрудникам банковских организаций или режимных предприятий, где рабочее расписание предусматривает точное выполнение правил вплоть до секунд.
- Указание доли, которую составляет каждый этап рабочего времени (в процентах).
Конкретных примеры заполнения, на которые можно ориентироваться как на образец, представлен ниже:
На этом примере видно, что все виды деятельности на работе классифицируют не в связи с профессиональными обязанности, а на основе фактических показателей. Например, оформление перевода сотрудника, подготовительная работа, осуществление копирования документов и т.п.
Особенности измерения времени
Перед началом исследований определяют:
- Как именно будет проведена работа – непрерывное наблюдение за отделом, сотрудником (в течение нескольких дней, недель, месяцев).
- Измерение выборочных (отдельных) моментов – например, только этапа ремонтных работ, только этапа телефонных переговоров, рассылки коммерческих предложений и т.п.
- Цикловой хронометраж – т.е. изучение только циклически повторяющихся видов деятельности (подготовка отчетности, переговоры и т.п.).
Не менее важно определиться и со способом измерения:
- Традиционный метод предполагает организацию исследования с помощью обычного наблюдения, т.е. сотрудник периодически наблюдает за другими, вносит записи.
- Чаще всего заполнение бланка производится на основе средств видео наблюдения. Такой метод позволяет получить более объективную информацию. Сотрудники меньше отвлекаются на то, что за ними ведется видео наблюдение. Если же контролировать их действия «вручную», это может привести к искажению конечных результатов.
На этапе собственно измерения необходимо сразу классифицировать все действия сотрудников на несколько категорий:
- Процессы, происходящие без циклического повторения. Это обычные действия, которые совершаются разово за отдельный период. Например, работник однократно может копировать документы (в случае необходимости), заполнять отдельные бумаги, проводить телефонные переговоры с теми партнерами, с кем обычно не общается и т.п.
- Процессы с циклической периодичностью займут основной бюджет рабочего времени. Это и есть функциональные обязанности, связанные с рутинным выполнением повторяющихся действий. Например, ремонтные работы, обучение сотрудников, проведение телефонных переговоров, копирование и заполнение документов, работа с клиентами, покупателями и т.п.
- Сменяющаяся очередность – здесь речь идет о работников со «сложными» обязанностями, которые включают в себя сразу несколько циклов. Эти циклы могут комбинироваться и пересекаться. Например, менеджер по продажам вынужден одновременно проводить телефонные переговоры и сразу фиксировать результаты переговоров (в том числе промежуточные) любыми доступными средствами.
Видео комментарий по этой теме можно увидеть здесь.
Поделиться ссылкой:
