Должностные обязанности делопроизводителя в основном сводятся к работе с документами: оформлением бумаг, приемом и отправкой необходимой корреспонденции, а также к выполнению дополнительных поручений руководителя. Конкретный перечень обязанностей определяется должностной инструкцией. Ее описание и пример можно увидеть ниже.
Образец должностной инструкции делопроизводителя (word)
10 основных обязанностей
Практически любая средняя или крупная компания учреждает должность делопроизводителя. Эта штатная единица может иметь разные названия, например:
- секретарь;
- секретарь-делопроизводитель;
- помощник руководителя;
- ассистент и т.п.
Однако основная задача работы практически всегда одинакова – это оформление, хранение, доставка, распределение документов. Основные обязанности сотрудника сводятся к следующим задачам:
- Прием и регистрация поступающей (входящей) корреспонденции в соответствии с правилами компании. Обычно заводится специальный журнал регистрации корреспонденции: каждой бумаге присваивается номер и дата поступления, после чего она направляется в соответствующий отдел предприятия.
- Отправка корреспонденции – письма могут направляться как по почте, так и в электронном виде. Все отправляемые документы также регистрируются в указанном журнале.
- Ведение картотеки учета или иного документа, фиксирующего движение документов по предприятию (документооборот). Делопроизводитель должен создать и вести банк данных, по которому можно отследить нахождение конкретного документа в данный момент.
- Передача распоряжений на исполнение в тот или иной отдел (например, приказ директора о приеме нового сотрудника на работу – в отдел кадров и в бухгалтерию).
- Систематизация и хранение бумаг в архиве. Обычно у каждой бумаги есть свой «срок действия», по истечению которого ее можно передать на хранение в архив. Делопроизводитель должен обеспечить максимально оперативный доступ к этим бумагам в случае их востребования.
- Организация работы с текущими документами, обеспечение оперативного доступа к любой бумаге. Обычно для этого создаются картотеки и электронные базы данных.
- Прием документации на подпись руководителя или его заместителей, иных уполномоченных лиц. Как правило, сотрудники передают бумаги не лично руководителю, а именно делопроизводителю, который обязан бережно хранить их и передавать на подпись в установленный срок, а затем распределять по отделам компании или хранить в определенном месте.
- Обеспечение сохранности любой документации, в некоторых случаях – ограничение доступа к документам со стороны посторонних лиц.
- Принятие участие в разработке отдельных документов – например, фирменных бланков, типовых форм (приказы руководителя) и т.п.
- Выполнение отдельных поручений руководителя, в том числе и связанных с доставкой документов, представлению интересов компании.
Должностная инструкция делопроизводителя
Этот документ подписывается работником в обязательном порядке (обычно в день приема на работу) вместе с трудовым договором. Инструкция обычно состоит из 4-5 разделов, включающих информацию об общем описании должности, конкретных обязанностях, а также правах и ответственности работника.
5 основных требований к сотруднику
Конкретные требования к этому сотруднику сильно зависят от компании. Например, в крупных организациях, имеющих представительства в России и за рубежом делопроизводитель – это лицо компании, которое обязано в том числе владеть и английским языком. Однако в большинстве случаев требования к этому работнику сводятся к следующему:
- Наличие среднего профессионального или высшего образование (обычно в сфере экономики, документоведения или архивоведения).
- Умение работать с документами (оформление, хранение, распределение, организация системы учета).
- Опыт работы в аналогичной сфере – 1 год и более.
- Развитые навыки работы на ПК (уверенный, опытный пользователь) и на оргтехнике (принтеры, сканеры и т.п.).
- Коммуникативные навыки: делопроизводителю нередко приходится иметь дело с клиентами компании, поэтому необходим навык корректного и дружелюбного общения.
Поделиться ссылкой:
