Должностная инструкция специалиста по закупкам
Должностная инструкция специалиста по закупкам – это довольно важный документ, который сотрудник подписывает в первый день своей работы наряду с трудовым договором, заявлением о приеме и другими бумагами. Инструкция определяет конкретный перечень обязанностей специалиста, его права и ответственность.
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам (word)
Скачать шаблон должностная инструкция специалиста по закупкам (word)
Основные обязанности специалиста по закупкам: законодательная база
Деятельность этого сотрудника в основном определяется федеральным законом №44, в котором прописаны основные сферы работы:
- планирование закупок разных товаров и услуг;
- определение и работа с поставщиками;
- сопровождение процесса закупок на всех этапах;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги;
- проверка результатов закупки, оформление соответствующей документации.
Зачем необходима инструкция
Практика показывает, что к этому документу не стоит относиться как к формальной обязанности. Составлению должностной инструкции менеджера по закупкам стоит уделить особое внимание, поскольку это в интересах обеих сторон:
- Работник четко знает свои обязанности, требования к знаниям и умениям, а также степень своей ответственности в случае принятия неправильных решений. Этот перечень обязанностей и прочую информацию невозможно разместить в трудовом договоре, поэтому составляется инструкция.
- Работодатель четко формулирует свои требования к специалисту, на основании которых может объективно оценивать его работу, предлагать или требовать соответствующие корректировки.
Образец и правила составления инструкции
Документ должен содержать несколько обязательных разделов – это требования к профессиональным знаниям и умениям специалиста, его трудовые задачи, подробное описание должностных обязанностей (в виде списка), а также ответственность работника.
Требования к знаниям и умениям
Раздел можно поместить в начало должностной инструкции – например, в «Общие положения» либо выделить в качестве отдельного пункта. В начале документа нужно оставить место для визы директора «Утверждаю», дать полное наименование должности специалиста, определить замещающее его лицо в случае отсутствия основного работника в связи с болезнью, отпуском, командировкой и другими причинами.
Специалист по закупкам должен знать:
- основы законодательства – гражданского, административного, бюджетного, антимонопольного и других отраслей права;
- особенности проведения бухгалтерского учета при оценке закупок;
- ценообразование на рынке, методику отслеживания цен;
- все виды основных документов, правила их составления, риски сторон (договоры поставки, купли-продажи и др.);
- классификацию, основные характеристики, ассортимент товарных групп, в закупке которых нуждается организация;
- принципы/правила организации закупок;
- особенности документального сопровождения этого процесса;
- правила трудового распорядка и прочие особенности работы в конкретной компании.
Специалист по закупкам должен уметь:
- отбирать поставщиков на основе указанных критериев;
- отслеживать ценообразование, владеть методикой определения и обоснования начальных цен контракта;
- составлять закупочную и иную документацию, проверять ее;
- проводить коммерческие переговоры, составлять предложения;
- владеть компьютером на уровне уверенного пользователя (офисные программы и программы, применяющиеся в сфере закупок);
- разрабатывать информационные базы, вносить в них сведения, обрабатывать информацию, корректировать ее при необходимости;
- анализировать и отбирать заявки;
- оценивать проведенные закупки на основании утвержденных критериев, корректировать дальнейшие действия при необходимости;
- организовывать оплату либо возврат денежных средств наличными средствами, безналичным переводом, уметь взаимодействовать с банковскими организациями.
Специалист должен руководствоваться в работе:
- законодательством РФ (в первую очередь №44-ФЗ и др. законы);
- должностной инструкцией;
- трудовым договором;
- внутренними актами компании.
Отдельно можно прописать и трудовые функции специалиста, которые по сути совпадают с его обязанностями, однако формулируются в обобщенном виде, например:
- Анализ данных о потребностях организации, а также о ценах на товары/услуги.
- Обеспечение закупок у разных поставщиков для удовлетворения потребностей компании.
- Подготовка документации для осуществления процедуры закупки.
- Проведение закупки, составление всей сопутствующей документации.
- Обработка результатов.
- Выполнение отдельных поручений руководителя в пределах оговоренных обязанностей.
Права сотрудника
Отдельно можно указать и права сотрудника. Он имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Специалист вправе корректировать свою работу, принимать самостоятельные решения в рамках полномочий, а также вносить предложения об улучшении организации деятельности в установленном порядке.
Ответственность специалиста
Ответственность устанавливается в первую очередь за недостаточно качественное исполнение либо уклонение от исполнения своих обязанностей. В этом случае применяется замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Также ответственность наступает за причинение ущерба компании, за несоблюдение трудовой дисциплины.
В конце текста работник ставит подпись об ознакомлении, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату.
Порядок ознакомления с документом
В день приема на работу сотрудник подписывает трудовой договор, заявление и некоторые другие документы. В их числе – и должностная инструкция. Подпись означает ознакомление с текстом этого документа и согласие с каждым его пунктом. Сотрудник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату на общей инструкции и конкретно своем экземпляре.
Далее сотрудник отдела кадров предоставляет один оригинальный экземпляр документа для работника, который хранит его постоянно на своем рабочем месте. Также отметка об ознакомлении ставится в специальном журнале регистрации.
Поделиться ссылкой:
(8 оценок, среднее: 4,13 из 5)
Загрузка...
Спасибо за информативную статью
Пожалуйста!
спасибо