Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2024 год образец документа, приведен в статье.
Скачать образец номенклатуры дел организации (word)
Скачать пустой бланк номенклатуры дел организации (word)
Пример составления и образец номенклатуры дел 2024
Как уже говорилось выше с 2024 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.
| графа | содержание |
| 1 | индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным |
| 2 | заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными ( название вида «разные документы» – недопустимо) |
| 3 | количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года |
| 4 | срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно |
| 5 | в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты |
Назначение и виды
Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.
Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.
Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2024 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.
Основное назначение
Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:
- Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
- Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
- По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
- В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
- Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
- Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
- Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки
Разновидности
В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:
- Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2024 или иным образцам).
- Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
- Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).
Порядок составления
Есть два варианта разработки:
- Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
- Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.
При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:
- Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
- Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
- Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
- Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
- Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
- Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
- Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
- Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.
Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).
Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция
Порядок работы
В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:
- Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
- Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
- В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
- Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.
Таким образом, в 2024 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.
Поделиться ссылкой:
