Пример и образец оформления телефонограммы

Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное посредством телефонной связи. Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты. Он оформляется в произвольном виде на фирменном бланке компании/учреждения или на листе А4. Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже.

Назначение документа

В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно. В них передается информация о:

• решении текущих вопросах;
• указаниях руководства;
• событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании. Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника.

Образец и правила составления телефонограммы

Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде. Обычно в документе указывают:

1. Наименование организации.
2. ФИО, должность передавшего сообщение.
3. ФИО, должность принявшего сообщения.
4. ФИО, должность адресата (лицо, которое непосредственно должно получить сообщение от принявшего – часто это руководитель)ю
5. Дата, время сообщения.
6. Номер телефона, на который оно поступило.
7. Номер телефонограммы (указывается в тех случаях, если в организации составляется большое количество подобных документов).
8. Текст сообщения. Его можно указать как в виде прямой цитаты, так и в виде пересказа, близкого к тексту. Описание не должно искажать содержание сообщения.
9. Подпись сотрудника, принявшего сообщения, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

Порядок ознакомления адресата с текстом телефонограммы прописан в регламенте учреждения. Как правило, сообщение принимает секретарь, после чего он должен довести его до сведения директора в течение 1-2 рабочих дней.

Поделиться ссылкой: