Как написать заявление на предоставление административного отпуска

Наряду с обычным оплаченным отпуском, который полагается каждому сотруднику, существует также административный отпуск. Он также называется отпуском за свой счет, т.е. без содержания. О том, как правильно оформить заявление, а также распоряжение (приказ) – в этой статье.

 Образец заявления на административный отпуск (word)

Что это такое и основная суть

Суть в том, что сотрудник может несколько дней отсутствовать на работе, при этом:

• сохраняется само рабочее место, должность сотрудника, а также стаж;
• сохраняется право пойти в основной отпуск, который оплачивается;
• не сохраняется заработная плата.

С таким видом законного отдыха не следует путать отгулы, которые предоставляются за часы переработки. Отличия состоят в следующем:

1. Отгул может быть предоставлен на несколько часов (в соответствии с переработкой или по просьбе сотрудника), а количество дней всегда целочисленное. Т.е. невозможно уйти в отпуск на несколько часов.
2. Отгул за переработанные часы тоже не оплачивается, но фактически он уже был заработан, поскольку за сверхурочные полагается дополнительная плата.

Таким образом, минимальная продолжительность административного отпуска составляет 1 календарный день. Максимальная продолжительность теоретически ничем не ограничена – т.е. можно представить себе отдых работника даже в течение одного или нескольких месяцев.

Однако если количество дней превысило 14 (из расчета на календарные, вместе с выходными и праздничными), то все они уже не будут учитываться при расчете оплачиваемого.

ПРИМЕР 1. Работник взял отпуск за свой счет длиною 20 дней в период с 12 января по 1 февраля 2017 года. Он работает в компании более года, поэтому предполагалось, что уйдет в оплаченный отпуск с 15 октября 2017 года на 28 дней. Из его административного выхода вычитаются 14 дней, которые никак не влияют на стаж и отпускные. А все остальные 5 дней округляются до полного месяца. То есть с этой точки зрения любое превышение сверх 14 дней приравнивается к месяцу. Поэтому полагается (28 дней/12месяцев)*11 месяцев = 25,6 дней, на которые можно уйти отдыхать. Дробная часть 0,6 будет либо оплачена, либо отработана часами – подобные вопросы решаются в индивидуальном порядке.

ПРИМЕР 2. Если же работник взял административный отпуск с 12 по 25 января, то это фактически 14 дней, поэтому он сможет отдыхать положенные 28 календарных дней с сохранением зарплаты на каждый из них. Очевидно, что сумма выплаты несколько уменьшится – опять же по причине отгула за свой счет, когда зарплата не поступала.

Соответственно, лучше постараться решить все свои вопросы, уложившись в 14 календарных дней – тогда уход с работы не повлияет на количество дней основного оплаченного.

Таким образом, плюсы подобного длительного отгула следующие:

• работник может решить срочные дела, непредвиденные обстоятельства, которые требуют неотложного вмешательства;
• законодательство гарантирует сохранение самой должности – т.е. работник беспрепятственно вернется в заранее оговоренные сроки и продолжит свою работу.

Но есть и минусы:

• заработная плата не сохраняется, поэтому о своем финансовом положении на ближайшее время лучше позаботиться заранее;
• выплаты по отпускным несколько уменьшаются, поскольку за тот же период человек заработает меньше, чем если бы он работал по своему обычному графику.

По инициативе работника

По сути, это единственный возможный случай, который напрямую отражен в Трудовом кодексе. Реализовать право отгула может исключительно сам работник – т.е. теоретически администрация фирмы или предприятия не может отправить его в вынужденный отгул и тем более на несколько недель или месяцев отдыха.

При этом важно понимать, что есть три случая, когда работодатель обязан предоставить административный отпуск, а сотруднику достаточно просто попросить о такой возможности в своем письменном заявлении:

1. Официальное вступление в брак с процедурой регистрации в ЗАГСе.
2. Смерть близкого члена семьи.
3. Рождение собственного ребенка (т.е. не внука, не племянника и т.п.).

Во всех этих ситуациях продолжительность вынужденного отдыха составляет от 1 до 5 календарных дней, с учетом выходных и праздничных дат. Однако по согласованию с администрацией гражданин может и увеличить длительность.

В случае с рождением собственного ребенка отгулы берут, как правило, мужчины, так как женщины уходят в декрет раньше, чем произойдут собственно роды. Но в редких случаях женщины работают до последней возможности, поэтому теоретически трудовое законодательство не лишает их возможности взять несколько дней отгула в дополнение к своему декрету.

Все остальные причины определяются законодательством (статья 128 Трудового кодекса) менее конкретно – «семейные обстоятельства», а также «уважительные причины». То есть с одной стороны, законодатель дает свободу действий и не ограничивает конкретным набором причин. Но с другой – сотрудник должен самостоятельно убедить работодателя в необходимости прервать на некоторое время свою трудовую деятельность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, в крупных и средних предприятиях наряду с индивидуальными трудовыми договорами действуют и коллективные. Они могут описывать дополнительные случаи, когда администрация фирмы обязуется предоставить дни для отдыха без содержания. Важно уточнить формулировки: если работодатель признает это своей обязанностью, соответственно, работник имеет полное право получить свой административный отпуск. Если же прописано как право, все решается только в индивидуальном порядке.

Гарантии некоторым категориям граждан

Законодательство напрямую регулирует вопрос о том, что некоторым категориям граждан гарантированно предоставляются дополнительные дни. В таблице представлен полный перечень таких случаев (приводятся дополнительные дни, без учета основного оплаченного отпуска в 28 дней).

Решение о том, задействовать эти возможности для дополнительного отдыха или нет, принимает только сам работник.

Порядок предоставления

В общем случае порядок выглядит так:

1. Сотрудник извещает своего непосредственного руководителя и пишет заявление, которое должно быть принято в отделе кадров.
2. Руководитель рассматривает заявление, принимает решение в установленные сроки (обычно в течение 2-3 рабочих дней).
3. Издается письменный приказ, который человек обязательно читает и подтверждает факт ознакомления подписью в соответствующем журнале.
4. Только после этого процедуру можно считать согласованной и отправляться решать свои личные проблемы.

Образец заявления

Единой формы заявления нет, поэтому каждая компания устанавливает собственный образец. Обычно он выглядит примерно так.

Образец приказа

Нет и единой формы приказа, но обычно он выглядит так.

По инициативе работодателя

С правовой точки зрения подобного понятия нет, поэтому и явление, при котором работодатель понуждает к уходу в административный отпуск, незаконно. Обычно так поступают недобросовестные представители органов управления компанией, желающие сэкономить в период трудной экономической ситуации. Например, завод работает только на половину мощности, поэтому принимается решение не сокращать работников, а просто отправить их в длительный отгул, чтобы не выплачивать никаких пособий.

На самом деле единственный законный вариант в данном случае – перевести всех сотрудников в режим простоя. При этом сохраняется рабочее место, а также ежемесячная зарплата, которая составляет не менее 2/3 базового оклада.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае принудительной отправки в отгул нужно незамедлительно обратиться в трудовую инспекцию. В подобных ситуациях работодателя штрафуют (от 30 до 50 000 рублей для юрлица и от 1 до 5000 рублей для самого сотрудника, принявшего подобное решение).

Нарушения при предоставлении

Как и в случае с обычными отпусками, административный предоставляется только в том порядке, который был указан, а также по основаниям, которые прописаны в законодательстве. Поэтому любое отклонение от этой процедуры как работником, так и работодателем – это нарушение ТК, за которое предусматриваются штрафные санкции:

1. Ни при каких обстоятельствах работник не может уйти в отгул, если он не предупредит об этом работодателя, после чего не получит его согласия. Даже если произошел случай, прописанный в Трудовом кодексе (например, рождение ребенка), человек обязан составить письменное заявление, после чего дождаться выхода соответствующего приказа, и только потом он может взять законный отгул.
2. Ни при каких обстоятельствах работодатель не может уволить сотрудника или понизить/повысить, изменить его должность во время пребывания в отпуске.
3. Работодатель не вправе подменять понятие простой понятием отпуска за свой счет. Это серьезное нарушение трудовых норм хотя бы потому, что сотрудникам не предоставляется 2/3 зарплаты, и к тому же они вышли на вынужденный отдых не по своей воле, а по принуждению администрации.

Таким образом, в общем случае рассмотренный вид отдыха является правом, но не обязанностью работодателя. Поэтому перед тем как не выйти на работу, нужно тщательно рассчитать количество дней для отгула, получить согласие администрации, после чего можно решать свои личные дела.

Поделиться ссылкой: