Должностная инструкция специалиста по закупкам – это довольно важный документ, который сотрудник подписывает в первый день своей работы наряду с трудовым договором, заявлением о приеме и другими бумагами. Инструкция определяет конкретный перечень обязанностей специалиста, его права и ответственность.
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам (word)
Скачать шаблон должностная инструкция специалиста по закупкам (word)
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Ранее мы подробно разбирали 44 ФЗ и 233 федеральный закон о закупках, дополнительно об их особенностях вы можете
узнать здесь.
Основные обязанности специалиста по закупкам: законодательная база
Деятельность этого сотрудника в основном определяется федеральным законом №44, в котором прописаны основные сферы работы:
- планирование закупок разных товаров и услуг;
- определение и работа с поставщиками;
- сопровождение процесса закупок на всех этапах;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги;
- проверка результатов закупки, оформление соответствующей документации.
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Фактически сферы их деятельности и реальные должностные задачи во многом пересекаются. Это поиск поставщика, анализ цен и других условий поставки, документальное сопровождение всего процесса, контроль за сроками исполнения и т.п. Поэтому работодатель вправе самостоятельно проводить черту между этими двумя специалистами. Причем при наличии в штате того и другого необходимо составить 2 должностных инструкции, в которых четко закрепить обязанности каждого сотрудника.
Зачем необходима инструкция
Практика показывает, что к этому документу не стоит относиться как к формальной обязанности. Составлению должностной инструкции менеджера по закупкам стоит уделить особое внимание, поскольку это в интересах обеих сторон:
- Работник четко знает свои обязанности, требования к знаниям и умениям, а также степень своей ответственности в случае принятия неправильных решений. Этот перечень обязанностей и прочую информацию невозможно разместить в трудовом договоре, поэтому составляется инструкция.
- Работодатель четко формулирует свои требования к специалисту, на основании которых может объективно оценивать его работу, предлагать или требовать соответствующие корректировки.
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Таким образом, должностная инструкция специалиста по закупкам не только описывает профессиональные обязанности специалиста, но и дает компании право требовать их выполнения и право применять ответственность при возникновении соответствующих ситуаций.
Образец и правила составления инструкции
Документ должен содержать несколько обязательных разделов – это требования к профессиональным знаниям и умениям специалиста, его трудовые задачи, подробное описание должностных обязанностей (в виде списка), а также ответственность работника.
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Рекомендуем вам также ознакомиться с юридически правильным образцом трудового договора с сотрудником, пример составления можно
посмотреть тут.
Требования к знаниям и умениям
Раздел можно поместить в начало должностной инструкции – например, в «Общие положения» либо выделить в качестве отдельного пункта. В начале документа нужно оставить место для визы директора «Утверждаю», дать полное наименование должности специалиста, определить замещающее его лицо в случае отсутствия основного работника в связи с болезнью, отпуском, командировкой и другими причинами.
Специалист по закупкам должен знать:
- основы законодательства – гражданского, административного, бюджетного, антимонопольного и других отраслей права;
- особенности проведения бухгалтерского учета при оценке закупок;
- ценообразование на рынке, методику отслеживания цен;
- все виды основных документов, правила их составления, риски сторон (договоры поставки, купли-продажи и др.);
- классификацию, основные характеристики, ассортимент товарных групп, в закупке которых нуждается организация;
- принципы/правила организации закупок;
- особенности документального сопровождения этого процесса;
- правила трудового распорядка и прочие особенности работы в конкретной компании.
Специалист по закупкам должен уметь:
- отбирать поставщиков на основе указанных критериев;
- отслеживать ценообразование, владеть методикой определения и обоснования начальных цен контракта;
- составлять закупочную и иную документацию, проверять ее;
- проводить коммерческие переговоры, составлять предложения;
- владеть компьютером на уровне уверенного пользователя (офисные программы и программы, применяющиеся в сфере закупок);
- разрабатывать информационные базы, вносить в них сведения, обрабатывать информацию, корректировать ее при необходимости;
- анализировать и отбирать заявки;
- оценивать проведенные закупки на основании утвержденных критериев, корректировать дальнейшие действия при необходимости;
- организовывать оплату либо возврат денежных средств наличными средствами, безналичным переводом, уметь взаимодействовать с банковскими организациями.
Специалист должен руководствоваться в работе:
- законодательством РФ (в первую очередь №44-ФЗ и др. законы);
- должностной инструкцией;
- трудовым договором;
- внутренними актами компании.
Отдельно можно прописать и трудовые функции специалиста, которые по сути совпадают с его обязанностями, однако формулируются в обобщенном виде, например:
- Анализ данных о потребностях организации, а также о ценах на товары/услуги.
- Обеспечение закупок у разных поставщиков для удовлетворения потребностей компании.
- Подготовка документации для осуществления процедуры закупки.
- Проведение закупки, составление всей сопутствующей документации.
- Обработка результатов.
- Выполнение отдельных поручений руководителя в пределах оговоренных обязанностей.
Права сотрудника
Отдельно можно указать и права сотрудника. Он имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Специалист вправе корректировать свою работу, принимать самостоятельные решения в рамках полномочий, а также вносить предложения об улучшении организации деятельности в установленном порядке.
Ответственность специалиста
Ответственность устанавливается в первую очередь за недостаточно качественное исполнение либо уклонение от исполнения своих обязанностей. В этом случае применяется замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Также ответственность наступает за причинение ущерба компании, за несоблюдение трудовой дисциплины.
В конце текста работник ставит подпись об ознакомлении, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату.
Порядок ознакомления с документом
В день приема на работу сотрудник подписывает трудовой договор, заявление и некоторые другие документы. В их числе – и должностная инструкция. Подпись означает ознакомление с текстом этого документа и согласие с каждым его пунктом. Сотрудник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату на общей инструкции и конкретно своем экземпляре.
Далее сотрудник отдела кадров предоставляет один оригинальный экземпляр документа для работника, который хранит его постоянно на своем рабочем месте. Также отметка об ознакомлении ставится в специальном журнале регистрации.
Поделиться ссылкой:
