Журнал учета трудовых книжек

Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Какие движения нужно учитывать

Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован. Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):

• ООО;
• ПАО;
• ИП;
• общественные объединения и религиозные организации, являющиеся официальными работодателями по отношению к наемным работникам.

Конкретные учетные операции представляют собой не только все физические передвижения сотрудников, но также любые изменения (записи), касающиеся этих документов:

1. Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
2. Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
3. Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
4. Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
5. Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
6. Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.

При этом стоит отметить, что как такового понятия «движение трудовых книжек» в законодательстве не существует, поэтому на практике в книге учета отражаются любые операции с этими документами:

• регистрации;
• прием документа;
• выдача на руки сотруднику;
• отражение факта перемещения;
• отражение факта хранения.

Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее. В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п.

Книга учета: внешний вид

Сама книга учета представляет собой брошюру из 64 страниц (32 листов) формата, близкого к А4, но не идентичного ему (28,8 см в длину и 21,0 см в ширину). Исполняется в большинстве случаев в мягком переплете в картонной оболочке, стилизованной под золотистый оттенок.

Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы. Средняя стоимость (актуально на сентябрь 2017 года) порядка 250-350 рублей. Варианты цветового исполнения могут быть разными – несколько наиболее распространенных представлены на рисунке.

Как заполнить книгу: образец

В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:

1. Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
2. Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
3. ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
4. Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
5. Должность сотрудника, на которого ведется документ.
6. Наименование организации и отдела (при наличии).
7. Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
8. Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
9. Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
10. Дата выдачи (если работник увольняется).
11. Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).

Если работник приходит с трудовой книжкой с вкладышем из другой фирмы, то регистрируется только его книжка. Таким образом, заводить отдельную строчку для вкладыша не предусмотрено.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если книжку принимает иное лицо, оно дополнительно указывает, кем приходится уволенному (например, жена). Если гражданин действует по доверенности, он вписывает название, номер доверенности и дату ее оформления.

Титульный лист

Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:

1. В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич. 
2. Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
3. Даты начала и окончания ведения.
4. Общее количество внесенных записей.
5. Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.

Последняя страница

Форма последней страницы также унифицирована:

1. Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
2. На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Книга ведется в течение всего времени, пока не будет заполнена полностью. Нет необходимости менять ее каждый новый год.

Требования к хранению и оформлению журнала

Как таковых правил оформления книги не разработано. Тем не менее, нужно придерживаться нескольких требований, соблюдение которых обычно контролируется трудовыми инспекторами и другими проверяющими сотрудниками:

1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).

Подробнее о ведении и хранении документа:

Ответственность за нарушение требований

Поскольку каждый работодатель должен вести книгу в обязательном порядке, трудовые инспекторы уделяют достаточно много внимания правильности заполнения формы. Как показывает опыт, инспекторы нередко могут предъявить претензию даже к тому, что на книге учета движения трудовых книжек отсутствует пломба. Один из распространенных примеров постановки пломбы показан на фото.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Концы веревки после шнурования выходят за пределы пломбы на 7-10 см. Это необязательное требование, хотя на практике принято делать именно так в силу удобства. Формальных претензий к подобному способу пломбирования инспектор предъявить не может, поскольку правила или иные регламенты, определяющие эту процедуру, отсутствуют.

Если пломба отсутствует или документ ведется некорректно, содержатся неточности, описки, не все операции отражены в книге, ответственность определяется статьей 5.27 Кодексом об административных правонарушениях (суммы штрафов представлены в рублях).

Как поставить пломбу

Опломбировка – очень важный процесс с точки зрения сохранности документа, а также – соблюдения норм трудовой инспекции. Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером (8 цифр). Средняя стоимость 50-70 рублей (актуально на сентябрь 2017 года). Размер изделия 25*70 мм, имеет золотой оттенок. Производится из ПВХ, имеет специальный слой, пропитанный клеем.

При любой попытке сорвать пломбу она разрушается из-за того, что остается слой со словом «VOID», как показано на рисунке.

Последовательность работы следующая:

1. Сначала нужно сделать отверстия для сшивания (в большинстве случаев книги поступают уже с готовыми отверстиями).
2. Далее нужно сшить книгу и оставить свободные концы шнуры (каждый по 7-10 см).
3. После этого достать пломбу из упаковки и осторожно снять с нее слой.
4. Аккуратно расположить шнуры так, чтобы они были плоскими и не запутались. Также не следует складывать их слишком близко.
5. Наклеить поверх них пломбу.
6. Номер пломбы обязательно указать в соответствующем поле.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Именно отсутствие в книге учета пломбы является самым распространенным нарушением, которое обнаруживают инспекторы при контроле движения трудовых книжек. Поэтому подобное условие игнорировать недопустимо.

Поделиться ссылкой: